1 · De qué va este subtema

Access se pregunta en el examen con preguntas muy concretas: ¿qué propiedad limita los valores de un campo?, ¿qué regla de validación admite solo fechas desde 2024?, ¿para qué sirven las relaciones?, ¿qué hace Compactar y reparar? Con la lógica de una base de datos clara (tablas que se relacionan por una clave) y las propiedades de campo bien separadas, casi todas son puntos seguros.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: tabla = filas (registros) y columnas (campos); clave principal = identificador único; Regla de validación = limita los valores de un campo; las fechas van entre #; las relaciones mantienen la integridad de los datos; Compactar y reparar está en Herramientas de base de datos.

2 · Qué es una base de datos relacional y qué objetos tiene Access

Ficha de referencia. Una base de datos es un conjunto organizado de información. Es relacional cuando los datos se guardan en tablas que se enlazan entre sí mediante campos comunes, en lugar de repetir la información. Access es un sistema gestor de bases de datos (SGBD) que guarda todo en un único archivo (.accdb). Sus objetos principales son las tablas, las consultas, los formularios, los informes, las macros y los módulos.

1. En términos sencillos
Las tablas guardan los datos; las consultas los buscan, combinan y calculan; los formularios sirven para introducirlos y verlos de forma cómoda; los informes los presentan para imprimir o consultar; las macros automatizan tareas y los módulos contienen código en Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Lo importante es que los datos están en un solo sitio y los demás objetos los usan. Así, si un cliente cambia de teléfono, se corrige una vez y se ve en todas partes.

2. Como en la vida real
Piensa en el archivo de una biblioteca: hay una ficha por cada libro (tabla de libros) y una por cada socio (tabla de socios). No se copian los datos del socio en cada préstamo; el préstamo solo apunta a la ficha del socio. Si el socio cambia de dirección, se corrige en un único sitio.

3. Lo que debes recordar
Una base de datos relacional guarda cada dato una sola vez y enlaza las tablas por campos comunes.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Las tablas son el único objeto que almacena datos; consultas, formularios e informes trabajan sobre ellos. Los módulos se programan en VBA.

3 · Tablas, campos y registros; vistas de una tabla

Ficha de referencia. La tabla es el objeto que almacena los datos. Cada columna es un campo (un tipo de dato, como Nombre o Fecha de alta) y cada fila es un registro (todos los datos de un elemento, como un cliente concreto). Una tabla se puede ver en Vista Hoja de datos (para ver, introducir y modificar datos) y en Vista Diseño (para definir los campos, sus tipos y sus propiedades). Se crea desde la pestaña Crear.

1. En términos sencillos
Un campo es una característica (nombre, DNI, fecha de nacimiento); un registro es la ficha completa de una persona o cosa. En Vista Hoja de datos trabajas con los datos como en una rejilla; en Vista Diseño defines la estructura: nombre de cada campo, su tipo de datos y sus propiedades. Los nombres de campo pueden tener hasta 64 caracteres y no pueden contener punto, signo de exclamación, acento grave ni corchetes; tampoco pueden empezar por un espacio.

2. Como en la vida real
Una tabla es como un cuaderno de contactos con columnas: Nombre, Teléfono, Correo. Cada columna es un campo; cada línea completa, una persona, es un registro. Y la hoja de diseño del cuaderno sería la plantilla que decides al principio: qué columnas hay y qué se puede escribir en cada una.

3. Lo que debes recordar
Campo = columna; registro = fila; Diseño = estructura; Hoja de datos = contenido.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Un nombre de campo como «oferta! D» o «Precio.$» no es válido (contiene signo de exclamación o punto). Se admite, en cambio, un nombre con letras, números y algunos símbolos como «€» o «_», siempre que no use los caracteres prohibidos.

4 · Tipos de datos

Ficha de referencia. El tipo de datos de un campo determina qué valores admite. Los principales son: Texto corto (hasta 255 caracteres), Texto largo (antes Memo; textos extensos), Número, Número grande, Fecha/Hora, Moneda (importes con hasta 4 decimales), Autonumeración (número que Access asigna solo a cada registro), Sí/No (lógico), Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos, Calculado y Asistente para búsquedas.

1. En términos sencillos
Texto corto sirve para nombres, direcciones o códigos; Texto largo para observaciones extensas (hasta 1 GB, aunque los controles de formularios e informes muestran los primeros 64.000 caracteres). Moneda guarda importes con cuatro decimales de precisión (hasta 8 bytes) y Autonumeración numera cada registro nuevo. Sí/No solo admite dos valores. Fecha/Hora admite formatos: fecha general, larga, mediana y corta, y hora larga, mediana y corta (no existe «hora completa»). El tipo Calculado muestra el resultado de una expresión sobre otros campos de la misma tabla.

2. Como en la vida real
Elegir el tipo de datos es como elegir el recipiente para guardar algo: el líquido va en una botella, los tornillos en una caja pequeña y los documentos en una carpeta. Si metes el dato en el recipiente equivocado, no cabe o se estropea. Con un campo de tipo Fecha, nadie podrá escribir «hola» donde va una fecha.

3. Lo que debes recordar
Cada campo tiene un tipo: texto, número, fecha, moneda, sí/no, autonumeración… y el tipo limita lo que se puede escribir.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta oficial: el tipo Moneda admite números con hasta 8 bytes y 4 decimales de precisión; no son datos alfanuméricos de 255 caracteres (eso es Texto corto) ni de hasta 1 GB (Texto largo). Antes de Access 2013, el Texto largo se llamaba Memo.

5 · La clave principal

Ficha de referencia. La clave principal es el campo (o la combinación de campos) que identifica de manera única cada registro de una tabla. No admite valores repetidos ni valores nulos (vacíos). Si está formada por varios campos se llama clave compuesta. Se establece en Vista Diseño con el botón Clave principal, y es habitual usar un campo de tipo Autonumeración. Access la indexa automáticamente sin duplicados.

1. En términos sencillos
Cada registro necesita un «carné de identidad»: un valor que no se repita nunca y que nunca esté vacío. En una tabla de clientes puede ser un código de cliente (Autonumeración) o el DNI. Si ningún campo sirve, se puede usar una clave compuesta, por ejemplo Pedido + Línea. La clave principal de una tabla es la que, en otra tabla, se enlaza mediante una clave externa (también llamada foránea o ajena).

2. Como en la vida real
En un colegio, el nombre de un alumno puede repetirse (hay dos Pablos), pero el número de matrícula es único: con él nadie confunde a un alumno con otro. Esa matrícula sería la clave principal; y que el boletín de notas lleve ese número en la cabecera es, en esencia, la clave externa.

3. Lo que debes recordar
Clave principal = valor único y obligatorio en cada registro.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Un campo de clave principal no puede contener un valor Null (nulo). La clave foránea sí puede repetirse en la tabla donde se usa: un mismo cliente puede aparecer en muchos pedidos. Una tabla tiene una sola clave principal, aunque pueda ser compuesta.

6 · Propiedades de campo: formato, valor predeterminado, requerido e indexado

Ficha de referencia. Las propiedades de campo (parte inferior de la Vista Diseño de la tabla) controlan cómo se almacena, se muestra y se valida cada dato. Entre las principales están: Tamaño del campo, Formato, Lugares decimales, Máscara de entrada, Título, Valor predeterminado, Regla de validación, Texto de validación, Requerido, Permitir longitud cero e Indexado.

1. En términos sencillos
Tamaño del campo limita la longitud (texto) o el rango (número). Formato cambia cómo se ve el dato, sin cambiar lo que se guarda. Título es el rótulo que verá el usuario en lugar del nombre del campo. Valor predeterminado es el dato que se rellena solo en los registros nuevos. Requerido: Sí obliga a rellenar el campo. Indexado acelera búsquedas y ordenaciones y puede ser No, Sí (con duplicados) o Sí (sin duplicados).

2. Como en la vida real
Es como los ajustes de un formulario en papel: la casilla «Obligatorio» marca los datos que no pueden faltar, la línea ya rellena con «España» en el país es el valor predeterminado, y el índice del final de un libro sirve para encontrar cualquier tema sin leerlo entero.

3. Lo que debes recordar
Formato = cómo se ve; Valor predeterminado = lo que se rellena solo; Requerido = obligatorio; Indexado = más rápido para buscar.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Distingue Formato (apariencia) de Máscara de entrada (guía mientras se escribe) y de Regla de validación (restringe lo que se acepta). Un campo marcado como Requerido no es lo mismo que uno con Valor predeterminado.

7 · Máscara de entrada

Ficha de referencia. La máscara de entrada define un patrón que el usuario debe respetar al escribir un dato, por ejemplo un teléfono, un código postal o una fecha. Utiliza caracteres especiales: 0 es un dígito obligatorio, 9 es un dígito opcional, # es dígito, espacio o signo opcional, L es una letra obligatoria, ? es una letra opcional, A es letra o dígito obligatorio, a es letra o dígito opcional, & es cualquier carácter obligatorio y C es cualquier carácter opcional.

1. En términos sencillos
La máscara «000 00 00 00» obliga a escribir nueve dígitos con ese aspecto. La «LLLLL» exige cinco letras (por ejemplo, el nombre PEDRO); si usaras «?????», las letras serían opcionales. En la máscara, 0 y L son obligatorios, y 9 y ? son sus versiones opcionales. Con el Asistente para máscaras puedes elegir máscaras ya hechas, como código postal o fecha corta.

2. Como en la vida real
Es como los cuadraditos de un impreso de la quiniela o de un formulario de la banca: cada casilla está pensada para una letra o un dígito, y no puedes meter más ni otra cosa. El impreso te guía mientras escribes.

3. Lo que debes recordar
Máscara = patrón para escribir: 0 y L obligatorios; 9 y ? opcionales.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta tipo: «máscara obligada para PEDRO»: LLLLL (cinco letras obligatorias). No sirven 00000 (dígitos), ##### (dígitos o signos opcionales) ni ????? (letras opcionales).

8 · Regla de validación y texto de validación

Ficha de referencia. La regla de validación es una expresión que limita los valores que se pueden introducir en un campo; el texto de validación es el mensaje que se muestra cuando el valor no la cumple. Se puede definir a nivel de campo (en las propiedades del campo) o a nivel de tabla (en la hoja de propiedades de la tabla), en cuyo caso puede relacionar varios campos. Las fechas en una expresión se escriben entre almohadillas (#).

1. En términos sencillos
Ejemplos de reglas: >=0 (no negativos), Entre 1 Y 10, <>0, Como «A*», >=#01/01/2024# (fechas desde el 1 de enero de 2024), >=Fecha() (impide fechas anteriores al día de hoy) o Longitud([Texto01])<10 (impide escribir 10 o más caracteres: el máximo es 9). Si el usuario escribe algo que no cumple, Access muestra el texto de validación y no deja guardar.

2. Como en la vida real
Es como el portero de un recinto que solo deja pasar con entrada: antes de aceptar a nadie comprueba una condición («¿tienes entrada?»). Si no la cumples, te dice por qué no puedes pasar, y ese mensaje sería el texto de validación.

3. Lo que debes recordar
Regla de validación = limita los valores admitidos; las fechas entre #.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta oficial 2024: la regla correcta para fechas desde el 1 de enero de 2024 es >=#01/01/2024#. Las que usan comillas («01/01/2024») tratan el valor como texto, y «=>» está mal escrito. Y recuerda: «>=Fecha()» impide fechas anteriores al día actual, no futuras.

9 · Relaciones entre tablas: uno a uno, uno a varios y varios a varios

Ficha de referencia. Una relación vincula dos tablas mediante campos comunes. Se crea en Herramientas de base de datos > Relaciones, arrastrando el campo de una tabla sobre el de la otra. Puede ser de uno a uno (1:1), de uno a varios (1:N) o de varios a varios (N:M). Los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos, aunque no necesitan el mismo nombre ni ser ambos clave principal.

1. En términos sencillos
Uno a varios es la más habitual: un cliente tiene muchos pedidos, una factura tiene muchas líneas. En el lado «uno» está la clave principal; en el lado «varios», la clave externa. Uno a uno: a cada registro de una tabla le corresponde, como máximo, uno de la otra (persona y pasaporte). Varios a varios: un alumno cursa muchas asignaturas y una asignatura tiene muchos alumnos; se resuelve con una tabla intermedia que contiene las claves de ambas y se relaciona con cada una en uno a varios.

2. Como en la vida real
Una familia y sus hijos: una madre puede tener varios hijos (uno a varios), pero cada hijo tiene una madre biológica. En cambio, entre alumnos y asignaturas, cada alumno se apunta a varias y cada asignatura tiene varios alumnos: hace falta la lista de matrículas que anota quién está en qué, y esa lista es la tabla intermedia.

3. Lo que debes recordar
Lo habitual es uno a varios; varios a varios necesita una tabla intermedia.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Para relacionar dos tablas el requisito es que los campos tengan el mismo tipo de datos. No hace falta que se llamen igual, ni que sean numéricos, ni que ambos sean clave principal. En el ejemplo de factura y líneas de factura, la relación Datos Factura → Líneas Factura es de uno a varios.

10 · Integridad referencial, propagación de clave y mantenimiento de la base de datos

Ficha de referencia. La integridad referencial es el conjunto de reglas que garantiza que las relaciones entre tablas sean válidas y que no se borren ni cambien datos de forma que queden registros huérfanos (registros relacionados sin su registro principal). Se activa en el cuadro Modificar relaciones con la casilla Exigir integridad referencial, con las opciones Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. La propagación de la clave es incluir en una tabla la clave principal de otra.

1. En términos sencillos
Con Exigir integridad referencial no puedes añadir una línea de factura con un código de factura que no exista, ni borrar una factura que aún tenga líneas. Si activas Eliminar en cascada, al borrar la factura se borran también sus líneas; con Actualizar en cascada, si cambias el valor de la clave principal, se actualizan los campos relacionados. La línea de relación muestra 1 y ∞ en sus extremos. Para el mantenimiento: Compactar y reparar base de datos (en la pestaña Herramientas de base de datos) reduce el tamaño y corrige errores de estructura o daño del archivo; la herramienta Base de datos de Access divide la base en una parte con las tablas (back-end) y otra con el resto de objetos (front-end).

2. Como en la vida real
Es como una agenda en la que cada cita lleva el nombre de un cliente de tu lista: la integridad referencial es la norma que impide anotar citas de clientes que no existen y que no te deja tachar a un cliente si aún tiene citas pendientes. Y compactar la agenda es hacerle una limpieza para que ocupe menos y no tenga páginas rotas.

3. Lo que debes recordar
Las relaciones sirven para mantener la integridad de los datos; Compactar y reparar está en Herramientas de base de datos.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta oficial: las relaciones sirven para mantener la integridad de los datos (no para acelerar consultas, documentar o crear índices). Compactar y reparar se encuentra en Herramientas de base de datos (no en «Edición»). El «Divisor de bases de datos» mueve las tablas a una base de datos back-end.