1 · De qué va este subtema

Aquí está lo que más se practica en Access: preguntar a los datos (consultas) y presentarlos (formularios e informes). Las preguntas oficiales suelen ser conceptuales y breves: ¿qué tipo de consulta modifica registros?, ¿qué devuelve esta expresión?, ¿cuántas veces sale el encabezado del informe? Domina para qué sirve cada tipo de consulta y cómo se escribe un criterio, y tendrás el bloque casi resuelto.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: selección = ver; acción = cambiar (crear tabla, anexar, actualizar, eliminar); unión = apilar resultados (SQL); misma fila de criterios = Y, filas distintas = O; informe sobre tablas y consultas; encabezado del informe = una vez.

2 · Qué es una consulta y qué tipos hay

Ficha de referencia. Una consulta es una pregunta formulada a la base de datos: selecciona, combina, calcula o modifica datos de una o varias tablas. Se crea desde la pestaña Crear (Diseño de consulta o Asistente para consultas) y se puede ver en Vista Hoja de datos, Vista Diseño o Vista SQL. Los principales tipos son: de selección, de resumen (totales), de parámetros, de referencias cruzadas, de acción (crear tabla, anexar, actualizar y eliminar) y de unión.

1. En términos sencillos
La consulta no almacena datos: guarda la pregunta, y cada vez que se abre vuelve a consultar las tablas, por lo que siempre muestra datos al día. Las de selección muestran, las de resumen calculan totales, las de parámetros preguntan al usuario, las de referencias cruzadas dibujan un cuadro de doble entrada, las de acción cambian los datos y las de unión apilan resultados. En Vista Diseño se construyen arrastrando campos a la cuadrícula; en Vista SQL se escribe el código.

2. Como en la vida real
Una consulta es como pedirle algo al encargado de un almacén. «Dime cuántos tornillos hay» (resumen); «tráeme los de más de 5 cm» (selección); «cambia la etiqueta de este estante» (acción). El encargado no guarda los tornillos en la libreta: mira en las estanterías cada vez que se lo pides.

3. Lo que debes recordar
Consulta = pregunta que se guarda; los datos siguen en las tablas.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La división clave del examen: las consultas de selección, resumen y unión solo muestran; las de acción (crear tabla, anexar, actualizar y eliminar) modifican la base de datos.

3 · Consulta de selección: la cuadrícula de diseño y la combinación Y / O

Ficha de referencia. La consulta de selección extrae de una o varias tablas los campos y registros que cumplen unas condiciones, sin modificar los datos. En la cuadrícula de Vista Diseño cada columna es un campo y cada fila tiene un papel: Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios y O. Los criterios en la misma fila se combinan con Y (deben cumplirse todos); los de filas diferentes, con O (basta con que se cumpla una fila).

1. En términos sencillos
Para ver los clientes de Madrid con importe superior a 100, pones «Madrid» en Criterios de Ciudad y «>100» en Criterios de Importe, en la misma fila: se exigen las dos cosas (Y). Si quieres los de Madrid o los de Sevilla, escribes un criterio en Criterios y el otro en la fila O. El campo con la casilla Mostrar desmarcada interviene en el criterio pero no aparece en el resultado. Con la fila Orden eliges ascendente o descendente.

2. Como en la vida real
Es como buscar piso con una lista de requisitos. Si escribes «dos habitaciones» y «con terraza» en la misma línea, solo vale el que cumpla ambas. Si los escribes en líneas distintas («dos habitaciones», «o con terraza»), vale el que cumpla cualquiera de ellos.

3. Lo que debes recordar
Misma fila = Y (todos); filas distintas = O (cualquiera).

4. ⚠️ Ojo en el examen
Muchas confusiones salen de aquí: criterios en la misma fila → todos se cumplen (Y); criterios en filas distintas → basta uno (O). Y la casilla Mostrar no afecta al filtrado.

4 · Criterios y operadores: Como, Entre, En, Es Nulo, Y, O, No

Ficha de referencia. Los criterios usan operadores de comparación (=, <>, <, >, <=, >=) y operadores especiales. Como compara con un patrón mediante comodines (* sustituye a cualquier número de caracteres, ? a un carácter y # a un dígito). Entre … Y … comprueba un intervalo; En (…) comprueba si el valor está en una lista; Es Nulo y Es Not Nulo comprueban si hay o no dato; Y, O y No combinan condiciones. Las fechas se escriben entre almohadillas (#).

1. En términos sencillos
Como «A*» encuentra los que empiezan por A; Como «*ez», los que acaban en «ez»; Como «?ar», tres letras terminadas en «ar». Entre 10 Y 20 incluye los extremos. En («Madrid»;»Sevilla») equivale a un O. Es Nulo detecta los campos vacíos y <>»Madrid» o No «Madrid», los distintos de Madrid. Para fechas: >=#01/01/2024# y Entre #01/01/2024# Y #31/12/2024#.

2. Como en la vida real
Los comodines funcionan como en el crucigrama o como al buscar un archivo con «*.pdf»: el asterisco sustituye un trozo cualquiera (letras que no conoces) y el interrogante una sola casilla. Entre es como decir «entre las 9 y las 14 horas», incluidos los extremos.

3. Lo que debes recordar
Como + * y ? = patrones; Entre = intervalo con extremos; En = lista; Es Nulo = vacío.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Como «A*» no es lo mismo que Como «A?»: el primero admite cualquier longitud, el segundo solo dos caracteres. Las fechas llevan almohadillas, no comillas.

5 · Campos calculados y expresiones

Ficha de referencia. Un campo calculado de una consulta es una columna cuyo valor sale de una expresión. Se escribe en la fila Campo con la forma Nombre: expresión, y los campos se citan entre corchetes. Funciones habituales: Año([Fecha]), Longitud([Texto]), Fecha() (la del día), SiInm(condición; si verdadero; si falso) y Conmutador (pares condición-valor). Las expresiones también se usan en cuadros de texto de formularios e informes, precedidas de =.

1. En términos sencillos
A_N: Año([FechaNacimiento]) crea una columna llamada A_N con el año de cada fecha. LongN: Longitud([Nombre]) muestra el número de caracteres de cada nombre. SiInm([País]=»Francia»;»Francés»;»Español») muestra «Francés» si el país es Francia y, en caso contrario, «Español». Conmutador([País]=»UK»;»Libra»;[País]=»USA»;»Dólar») evalúa los pares condición-resultado y devuelve el primero cuyo caso se cumple. Para unir textos se usa el operador &. En un informe, un cuadro de texto con =Conmutador(…) en su Origen del control calcula el valor al mostrarlo.

2. Como en la vida real
Un campo calculado es como la columna «Total» que tú mismo añades a un ticket de la compra: no la compró nadie, la calculas tú con los datos de otras columnas (precio por cantidad). El nombre de la columna es lo que escribes antes de los dos puntos.

3. Lo que debes recordar
Nombre: expresión; SiInm decide entre dos resultados; Conmutador entre varios pares.

4. ⚠️ Ojo en el examen
En «A_N: Año([FechaNacimiento])», lo de la izquierda de los dos puntos es el nombre de la columna y lo de la derecha, el cálculo. No pide ningún valor al usuario (eso lo hace una consulta de parámetros).

6 · Consultas de resumen, de referencias cruzadas y de parámetros

Ficha de referencia. La consulta de resumen usa el botón Totales (Σ) de Vista Diseño y añade la fila Total, donde para cada campo se elige Agrupar por, Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta u otras operaciones. La consulta de referencias cruzadas presenta los datos en una tabla de doble entrada (encabezados de fila, de columna y valor). La consulta de parámetros pide al usuario un valor al ejecutarse, escrito en el criterio entre corchetes.

1. En términos sencillos
Resumen: «¿cuánto ha vendido cada vendedor?» → agrupas por Vendedor y sumas Importe. Referencias cruzadas: los vendedores en filas, los meses en columnas y el importe en cada cruce; recuerda a una tabla dinámica de Excel. Parámetros: en el criterio de Fecha escribes [Introduzca la fecha] y, al abrir la consulta, Access muestra un cuadro para que escribas la fecha. El texto entre corchetes es el mensaje.

2. Como en la vida real
El resumen es como el recibo del gas con el total del bimestre. La referencia cruzada es como un horario escolar: días en horizontal, horas en vertical y la asignatura en la intersección. La de parámetros se parece a un camarero que, antes de traerte el café, pregunta «¿con leche o solo?»: el resultado depende de lo que respondas.

3. Lo que debes recordar
Resumen = totales por grupos; cruzadas = doble entrada; parámetros = pregunta al ejecutarse.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundas el nombre del campo calculado (antes de los dos puntos) con un parámetro. El parámetro es un texto entre corchetes en Criterios que no coincide con ningún campo.

7 · Consultas de acción y consulta de unión

Ficha de referencia. Las consultas de acción modifican datos o crean objetos: crear tabla genera una tabla nueva con el resultado; anexar (datos anexados) agrega registros a una tabla existente; actualizar cambia valores de campos de los registros que cumplen el criterio; eliminar borra los registros que cumplen el criterio. Se ejecutan con el botón Ejecutar y se reconocen en el panel de navegación por un signo de exclamación. La consulta de unión combina el resultado de dos o más consultas de selección en uno solo y solo se puede escribir en vista SQL.

1. En términos sencillos
Crear tabla: «guarda en una tabla nueva los alumnos aprobados». Anexar: «añade esos alumnos a la tabla Histórico». Actualizar: «sube un 3 % todos los precios de la categoría Libros». Eliminar: «borra de Productos los que tienen Activo = No». Importante: la vista Hoja de datos de una consulta de acción solo previsualiza; los cambios ocurren al Ejecutar, y normalmente no se pueden deshacer (por eso conviene tener copia de seguridad). La unión exige el mismo número de columnas en cada consulta y, con UNION, elimina filas duplicadas; con UNION ALL las conserva.

2. Como en la vida real
Las consultas de acción son como obras en casa: no se limitan a mirar, hacen cambios (construir una habitación nueva, añadir muebles, reformar, derribar). Por eso conviene hacer una foto antes. La unión es como juntar dos listas de invitados en una sola, una debajo de otra.

3. Lo que debes recordar
Acción = modificar (crear tabla, anexar, actualizar, eliminar); unión = apilar resultados, solo en SQL.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta oficial 2024: para «agregar, actualizar o eliminar registros» → consulta de acción (no resumen, unión ni selección). Y para eliminar los registros con Activo = No → consulta de eliminación. «Para agregar registros» → consulta de datos anexados.

8 · Formularios

Ficha de referencia. Un formulario es un objeto para introducir, ver y modificar los datos de una tabla o consulta de forma cómoda. Se crea desde la pestaña Crear (Formulario, Formulario dividido, Varios elementos, Hoja de datos, Formulario en blanco, Asistente para formularios, Diseño de formulario o Formulario de navegación). Tiene Vista Formulario, Vista Presentación y Vista Diseño. Su origen de datos se define en Origen del registro.

1. En términos sencillos
Un formulario muestra un registro cada vez (o varios, en Varios elementos). Está formado por controles: etiquetas, cuadros de texto, cuadros combinados, cuadros de lista, casillas de verificación, botones de comando, imágenes y subformularios. Los controles dependientes están enlazados a un campo; los independientes no; los calculados muestran el resultado de una expresión. Un subformulario muestra los registros relacionados del lado «varios» (por ejemplo, las líneas de una factura dentro del formulario de factura). El formulario dividido combina una vista de formulario y una hoja de datos.

2. Como en la vida real
Es como la ficha de inscripción de un gimnasio: en vez de escribir directamente en el listado general de socios, rellenas una ficha con casillas claras, que se archiva en el listado. Y el subformulario sería la hoja de actividades pegada a esa ficha.

3. Lo que debes recordar
Formulario = ventana cómoda para introducir y ver datos; sus controles pueden estar enlazados a campos.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Un formulario puede basarse en una tabla o en una consulta. No lo confundas con el informe, orientado a presentar y a imprimir, no a editar datos.

9 · Informes

Ficha de referencia. Un informe presenta los datos de forma organizada para consultarlos o imprimirlos. Se puede crear sobre tablas y consultas (no sobre formularios) desde la pestaña Crear: Informe, Diseño de informe, Informe en blanco, Asistente para informes o Etiquetas. Se compone de secciones: Encabezado de informe, Encabezado de página, Encabezado de grupo, Detalle, Pie de grupo, Pie de página y Pie de informe. Sus vistas son Vista Informe, Vista Presentación, Vista preliminar y Vista Diseño.

1. En términos sencillos
El Encabezado del informe aparece una sola vez, al principio de la primera página (título del informe, logotipo). El Encabezado de página y el Pie de página se repiten en cada página (números de página, fecha). El Detalle contiene los registros. El Pie del informe aparece una vez al final (totales generales). Con Agrupar y ordenar se crean grupos (por ejemplo, ventas por vendedor) con sus propios encabezados y pies; se pueden agrupar u ordenar hasta 10 campos o expresiones. En un cuadro de texto, =Suma([Importe]) calcula el total.

2. Como en la vida real
Un informe es como un libro bien maquetado: la portada aparece una sola vez al principio (encabezado del informe), cada página lleva en la cabecera el título de la obra y el número de página (encabezado y pie de página), los capítulos agrupan el contenido (grupos) y el índice o la conclusión van una sola vez al final (pie del informe).

3. Lo que debes recordar
Informe: sobre tablas o consultas; encabezado de informe = una vez; encabezado de página = cada página.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta oficial 2024: el contenido del Encabezado del informe aparece solo en la primera página. Otra: se puede crear un informe sobre tablas y consultas, no sobre formularios.

10 · Importar, vincular y exportar; macros y módulos

Ficha de referencia. En la pestaña Datos externos se agrupan las herramientas para importar y vincular datos (desde Excel, otra base de datos de Access, archivos de texto, XML, ODBC, HTML, Outlook, SharePoint…) y para exportarlos (a Excel, archivos de texto, XML, PDF o XPS, correo electrónico, Word…). Importar crea una copia de los datos dentro de Access; vincular mantiene los datos en el origen y Access los usa desde allí. Las macros automatizan tareas con acciones predefinidas; los módulos contienen código VBA.

1. En términos sencillos
Importar = traer una copia a tu base de datos: lo que cambies después en el original ya no se refleja. Vincular = usar los datos donde están: se ven siempre al día, pero dependen del archivo de origen. Exportar = enviar a otro formato (Excel, PDF…). Las macros se crean con el Generador de macros (pestaña Crear) y ejecutan acciones como abrir un formulario o un informe; los módulos se escriben en VBA para tareas más complejas. Además, en Herramientas de base de datos están Compactar y reparar y el divisor de bases de datos.

2. Como en la vida real
Importar es fotocopiar un documento para tenerlo en tu carpeta: la copia es tuya, pero no se actualiza si cambia el original. Vincular es guardar un acceso directo al documento original: lo ves siempre actualizado, pero si alguien lo borra, te quedas sin él.

3. Lo que debes recordar
Importar = copia; vincular = enlace al origen; exportar = enviar a otro formato.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Las macros son secuencias de acciones predefinidas; los módulos son código VBA. Los trabajos de mantenimiento (compactar y reparar, dividir) no están en Datos externos sino en Herramientas de base de datos.