1 · De qué va este subtema

Este es el corazón de Excel y el subtema que más preguntas concentra: qué resultado da una fórmula concreta. Por eso aquí cada símbolo importa: el punto y coma, las comillas, los dos puntos, el dólar. Aprende la lógica de cada función y practica leyendo fórmulas como si fueran frases. Los gráficos, tablas, filtros y tablas dinámicas se estudian en el subtema 5.3, y la estructura del libro y el formato, en el 5.1.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: toda fórmula empieza por =; los argumentos se separan con ;; el orden es paréntesis, ^, * y /, + y -; $ fija la referencia; BUSCARV busca en la primera columna; cada error (#¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #¡REF!, #¡VALOR!) tiene una causa propia.

2 · Fórmulas, operadores y prioridad

Ficha de referencia. Una fórmula es una expresión que empieza por el signo igual y calcula un resultado. Los operadores aritméticos son + (suma), – (resta), * (multiplicación), / (división), ^ (potencia) y % (porcentaje). El operador & concatena (une) textos. Los operadores de comparación son =, >, <, >=, <= y <> (distinto de) y devuelven VERDADERO o FALSO. Las operaciones se efectúan en este orden: paréntesis, potencias, multiplicaciones y divisiones, sumas y restas; a igual prioridad, de izquierda a derecha.

1. En términos sencillos
Escribe = y después la operación: =3+4*2 da 11, porque primero se multiplica. Para cambiar el orden, usa paréntesis: =(3+4)*2 da 14. Con igual prioridad se avanza de izquierda a derecha: =12/4*3 da 9 (primero 12/4=3 y luego 3*3). El operador & une textos: si A1 contiene Ana y B1 contiene Ruiz, =A1&" "&B1 da «Ana Ruiz» (el espacio entre comillas es un texto). Lo que no empieza por = es una constante. No existe la función RESTA: se resta con el signo -, por ejemplo =D5-D6.

2. Como en la vida real
Es como la regla de los turnos en una cola de cine: primero pasan los que tienen entrada preferente (los paréntesis), después los de la fila de los abonados (las potencias), luego los de entrada normal (multiplicar y dividir) y, por último, los que compran en taquilla (sumar y restar). Y dentro de un mismo grupo, se atiende por orden de llegada, de izquierda a derecha.

3. Lo que debes recordar
Orden: paréntesis, ^, * y /, + y -; a igualdad, de izquierda a derecha. Textos: &.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Trampa clásica: =-2^2 da 4 y no -4, porque Excel aplica el signo negativo antes que la potencia. Otra: =3+4*2^2 da 19 (no 49 ni 196). Y la unión de textos se hace con &, no con +.

3 · Referencias relativas, absolutas y mixtas

Ficha de referencia. Una referencia indica en qué celda está un dato. Es relativa (A1) cuando se ajusta al copiar la fórmula a otra celda; absoluta ($A$1) cuando permanece fija; y mixta ($A1 o A$1) cuando se fija solo la columna o solo la fila. Con la tecla F4, mientras se edita la referencia, se alterna entre A1, $A$1, A$1 y $A1.

1. En términos sencillos
Si en C1 escribes =A1*B1 y copias la fórmula hacia abajo, en C2 aparecerá =A2*B2: las referencias «se mueven» con la fórmula (son relativas). Si quieres que una de ellas no se mueva, la fijas con $: =A1*$B$1 copiada a C2 queda =A2*$B$1. Es la forma de multiplicar toda una columna por un mismo dato, como un porcentaje de IVA guardado en una celda. Una mixta como C$5 fija la fila 5 pero deja que la columna cambie. Pulsa F4 para ir alternando: A1 → $A$1 → A$1 → $A1 → A1.

2. Como en la vida real
Una referencia relativa es como decir «el vecino de la derecha»: si te mudas, tu vecino de la derecha es otra persona. Una absoluta es como dar la dirección completa «calle Mayor 5»: vayas donde vayas, apunta al mismo sitio. La mixta es «el piso 3, en cualquier portal»: fija la altura pero no el portal.

3. Lo que debes recordar
Sin $ se mueve; con $ se queda. D$2 y $D2 son mixtas; $D$2, absoluta.

4. ⚠️ Ojo en el examen
En el examen: D$2 es una referencia mixta (no relativa ni absoluta), y los tres tipos son absolutas, relativas y mixtas (no «totales, parciales y relativas»). La tecla que las alterna es F4, no F2.

4 · Rangos, nombres y referencias a otras hojas y libros

Ficha de referencia. Un rango es un conjunto de celdas que se escribe con dos puntos (A1:C3 son nueve celdas). El operador de unión, en Excel en español, es el punto y coma (A1:A3;C1:C3 son seis celdas) y la intersección es el espacio. A un rango o una celda se le puede asignar un nombre (por el Cuadro de nombres o en Fórmulas > Administrador de nombres) que no puede contener espacios ni parecerse a una referencia de celda. Para referirse a otra hoja se escribe Hoja!Celda; a otro libro, [Libro.xlsx]Hoja!Celda.

1. En términos sencillos
Con el Cuadro de nombres puedes llamar «Ventas» a un rango y escribir =SUMA(Ventas), mucho más legible que =SUMA(Z51:AZ54). Un nombre válido usa letras, números y guion bajo (Ventas_2025); no admite espacios, no puede empezar por un número y no puede ser como una celda (B12). Para usar un dato de otra hoja: =Enero!B1+Febrero!B1; si el nombre de la hoja tiene espacios, va entre comillas simples: ='Ventas 2025'!B2. Si la hoja está en otro libro abierto: =[Gastos.xlsx]Enero!B2. Una referencia 3D como =SUMA(Enero:Marzo!B2) suma B2 de todas las hojas entre Enero y Marzo.

2. Como en la vida real
Dar nombre a un rango es como guardar un contacto en el móvil: en vez de recordar el número de teléfono (la dirección de celdas), buscas «Mamá». Y escribir Hoja2!A1 es como decir «el armario del dormitorio 2, estante A1»: primero dices en qué habitación y luego en qué estante.

3. Lo que debes recordar
Rango = dos puntos; unión = punto y coma; otra hoja = signo de exclamación.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta real: =Presupuesto_1!A2-Presupuesto_2!C3 resta A2 de la hoja Presupuesto_1 menos C3 de la hoja Presupuesto_2, y como no lleva nombre de libro, ambas hojas están en el mismo libro que la fórmula. Se puede operar entre hojas distintas sin ningún error.

5 · Funciones: estructura, matemáticas y estadísticas

Ficha de referencia. Una función es una fórmula predefinida con la forma =NOMBRE(argumento1;argumento2;…). Los argumentos pueden ser números, texto, referencias o rangos y se separan por punto y coma. Se insertan escribiéndolas o con el botón fx (Insertar función), que las agrupa por categorías (matemáticas, estadísticas, financieras, texto, fecha y hora, lógicas, búsqueda y referencia…). El botón Autosuma (Σ) inserta SUMA con el rango propuesto.

1. En términos sencillos
SUMA(A1:A4) suma; PROMEDIO hace la media (ignora las celdas vacías y las de texto); MAX y MIN dan el mayor y el menor. CONTAR cuenta solo las celdas con números; CONTARA cuenta las que no están vacías (texto incluido); CONTAR.BLANCO cuenta las vacías. Con condición: =CONTAR.SI(B1:B6;">5") cuenta las celdas mayores que 5, y =SUMAR.SI(A1:A4;"Madrid";B1:B4) suma de B solo las filas donde A es «Madrid». Para redondear: =REDONDEAR(7,846;1) da 7,8. =COCIENTE(17;5) da la parte entera de la división (3) y =RESIDUO(17;5) el resto (2). VNA y TIR son financieras; SUSTITUIR es de texto. El separador es ;: =MAX(77,12,81,23) con comas no es aceptado por Excel en español.

2. Como en la vida real
Contar con CONTAR o CONTARA es como contar en un aula: CONTAR solo cuenta a los alumnos que han traído un número de DNI en la lista, mientras que CONTARA cuenta a todos los que han escrito algo, incluso un nombre. Y SUMAR.SI es como sumar solo los tickets de la compra del supermercado y dejar fuera los de la gasolinera.

3. Lo que debes recordar
CONTAR = números; CONTARA = no vacías; el punto y coma separa los argumentos.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Con 4, «Ana», (vacía), 7 en A1:A4, CONTAR da 2 y CONTARA da 3. COCIENTE(8;3) da 2, no 2,66: devuelve la parte entera. No existe RESTA, y el primer argumento de SUMAR.SI es el rango donde se evalúa el criterio.

6 · Funciones lógicas y de información

Ficha de referencia. La función SI evalúa una condición: =SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso). Y devuelve VERDADERO si todas las condiciones se cumplen; O, si se cumple al menos una; NO invierte el resultado. SI.ERROR devuelve un valor alternativo si la fórmula da error. Las funciones de información (ESNUMERO, ESTEXTO, ESLOGICO, ESBLANCO, ESERROR) devuelven VERDADERO o FALSO según el tipo del dato.

1. En términos sencillos
=SI(E6>10;"Alto";"Bajo") con E6=18 da «Alto». Con varias condiciones: =SI(Y(A1>=18;B1="Sí");"Admitido";"Excluido"): solo si las dos se cumplen. Con O basta una: =O(A1>B1;A1=B1;A1 da VERDADERO en todos los casos con valores numéricos. Los textos van entre comillas; los números y las referencias, no. Para evitar errores feos: =SI.ERROR(A2/B2;"Error en el cálculo") con A2=55 y B2=0 da «Error en el cálculo». =ESLOGICO(FALSO) da VERDADERO, porque FALSO es un valor lógico. =FORMULATEXTO(A1) muestra como texto la fórmula de A1.