1 · De qué va este subtema

Excel no sirve solo para calcular: sirve para entender los datos. En el examen este bloque aparece en preguntas cortas y muy concretas: ¿para qué sirve la segmentación de datos?, ¿cómo imprimo solo una tabla?, ¿qué función de Power Query convierte columnas en filas? Si tienes claro el papel de cada herramienta (gráfico = mostrar, tabla = organizar, filtro = ocultar, dinámica = resumir), las respuestas salen solas.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: gráfico = mostrar; tabla = organizar; ordenar = recolocar; filtrar = ocultar (no borra); tabla dinámica = resumir y reorganizar; segmentación = filtro con botones para tablas y tablas dinámicas; anular dinamización = columnas a filas.

2 · Crear un gráfico y elegir su tipo

Ficha de referencia. Un gráfico es una representación visual de los datos de un rango. Se crea seleccionando los datos e insertando un gráfico desde la pestaña Insertar (grupo Gráficos). Excel ofrece tipos como columnas, barras, líneas, circular, anillos, áreas, dispersión (XY), radar, cotizaciones, cascada o combinados, y una opción de gráficos recomendados que propone el más adecuado para los datos seleccionados.

1. En términos sencillos
Seleccionas los datos (con sus encabezados), vas a Insertar > Gráficos y eliges el tipo. Para comparar categorías, columnas o barras; para ver una evolución en el tiempo, líneas; para mostrar qué parte del total es cada cosa, circular (solo admite una serie de datos); para ver si dos variables numéricas se relacionan, dispersión (XY). Si no sabes cuál usar, prueba Gráficos recomendados.

2. Como en la vida real
Elegir el tipo de gráfico es como elegir el medio de transporte: para ir a la esquina vas andando, para cruzar el país tomas el tren y para ir a otro continente el avión. No es que unos sean buenos y otros malos: cada uno encaja con lo que quieres contar, y con un mensaje distinto necesitas un gráfico distinto.

3. Lo que debes recordar
Comparar = columnas o barras; evolución = líneas; reparto de un total = circular; relación entre dos variables = dispersión.

4. ⚠️ Ojo en el examen
El circular solo representa una serie de datos. Si te plantean comparar varias series a lo largo de los años, la respuesta no es un circular.

3 · Elementos, ubicación y edición del gráfico

Ficha de referencia. Un gráfico se compone de elementos que se pueden mostrar, ocultar o modificar: título del gráfico, títulos de ejes, ejes, leyenda, etiquetas de datos, líneas de cuadrícula y tabla de datos. Al seleccionar el gráfico aparecen pestañas contextuales (Diseño de gráfico y Formato) con las opciones para cambiar el tipo, los datos, el estilo y la ubicación.

1. En términos sencillos
El gráfico es un objeto vivo: está vinculado a sus datos, de modo que si cambias un número de la hoja, el gráfico se actualiza solo. Con el gráfico seleccionado, las pestañas contextuales te dejan cambiar el tipo, seleccionar datos, cambiar entre filas y columnas, añadir elementos (título, leyenda, etiquetas) y moverlo a otra hoja. Alt+F1 crea un gráfico incrustado en la hoja actual y F11 lo crea en una hoja de gráfico independiente.

2. Como en la vida real
Es como un cuadro colgado en un salón: el cuadro se mueve de pared (otra hoja), cambia de marco (estilo) y se le añade una placa con el título (elementos), pero sigue siendo el mismo cuadro. Y si cambia lo que representa, el cuadro cambia con ello.

3. Lo que debes recordar
El gráfico está ligado a los datos: cambia el dato y cambia el gráfico; Alt+F1 incrustado, F11 en hoja aparte.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La leyenda identifica las series y los ejes las categorías y los valores: no los confundas con el título. Los minigráficos (Insertar > Minigráficos: línea, columna y ganancia o pérdida) caben dentro de una celda, no son un gráfico flotante.

4 · Tablas de Excel

Ficha de referencia. Una tabla de Excel es un rango de datos con encabezados al que se aplica el formato de tabla. Se crea con Insertar > Tabla o con Ctrl+T. Proporciona botones de filtro en los encabezados, filas con bandas, una fila de totales opcional, un nombre propio, fórmulas con referencias estructuradas y ampliación automática al añadir filas o columnas. Al seleccionarla aparece la pestaña contextual Diseño de tabla.

1. En términos sencillos
Convertir un rango en tabla es darle superpoderes: se le aplica un estilo, sus encabezados llevan filtros, al escribir debajo de la última fila la tabla crece sola (y con ella los gráficos y fórmulas que la usan) y puedes activar una fila de totales. Cada tabla tiene un nombre (Tabla1, por ejemplo) que puedes cambiar. Para volver a un rango normal se usa Convertir en rango. Una tabla puede quitar duplicados y admite segmentaciones.

2. Como en la vida real
Un rango suelto es como una lista de la compra escrita en un papel: sirve, pero tienes que ir tú ordenándola. La tabla es como una libreta de tareas con índices y pestañas: cada vez que anotas algo nuevo se coloca en su sitio, puedes buscar al instante y la propia libreta lleva la cuenta del total.

3. Lo que debes recordar
Tabla = rango con encabezados, filtros, nombre propio, totales y crecimiento automático.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundas la tabla de Excel (objeto de la hoja) con la tabla dinámica (informe resumen) ni con una tabla de Access (base de datos). Para imprimir solo una tabla de una hoja con varias, se selecciona y se elige Imprimir selección.

5 · Ordenar datos

Ficha de referencia. Ordenar es reorganizar las filas de un rango o tabla según los valores de una o varias columnas, de menor a mayor (A a Z) o de mayor a menor (Z a A). Se hace desde la pestaña Datos (grupo Ordenar y filtrar) o desde el desplegable de filtro de una tabla. El cuadro Ordenar permite añadir varios niveles y ordenar también por color de celda, color de fuente o lista personalizada.

1. En términos sencillos
Para un orden simple, pulsas en una celda de la columna y eliges Ordenar de A a Z o de Z a A (en números, de menor a mayor o al revés). Para criterios múltiples abres Ordenar y añades niveles: primero por Departamento y, dentro de cada departamento, por Apellido. Marca «Mis datos tienen encabezados» para que la primera fila no se mezcle con los datos. Ordenar mueve las filas completas, no solo la columna.

2. Como en la vida real
Es como ordenar una estantería de libros: primero por género y, dentro de cada género, por autor. Y siempre se mueve el libro entero; si solo movieras las etiquetas del lomo, cada título acabaría con un libro que no es el suyo.

3. Lo que debes recordar
Ordenar recoloca las filas enteras; varios niveles = primero un criterio y, a igualdad, el siguiente.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Ordenar cambia el lugar de las filas; filtrar solo oculta las que no cumplen. Si te preguntan cuál de las dos opciones muestra únicamente los registros de un departamento, es filtrar.

6 · Filtrar datos: filtro automático y filtro avanzado

Ficha de referencia. Filtrar es mostrar únicamente las filas que cumplen uno o varios criterios, ocultando las demás sin eliminarlas. El filtro automático se activa en Datos > Filtro (o con Ctrl+Mayús+L) y coloca desplegables en los encabezados, con filtros de texto, de número y de fecha, además de filtro por color. El filtro avanzado usa un rango de criterios y permite copiar el resultado a otro lugar o extraer solo registros únicos.

1. En términos sencillos
Al activar el filtro aparecen unas flechas en los encabezados. Desde ellas marcas los valores que quieres ver o eliges filtros como «Contiene», «Mayor que» o «Entre» (en fechas, «Este mes» o «Año pasado», por ejemplo). Puedes combinar filtros de varias columnas: se aplican todos a la vez. Las filas ocultas no se borran: Borrar el filtro las vuelve a mostrar. Si los datos cambian, Volver a aplicar actualiza el resultado. El filtro avanzado se usa cuando los criterios son complejos y permite sacar el resultado a otro sitio de la hoja.

2. Como en la vida real
Es como la búsqueda de una tienda en línea: marcas «talla M» y «color azul» y la tienda no tira el resto de prendas, solo te enseña las que cumplen. Al quitar los filtros, todo el catálogo vuelve a aparecer porque nunca desapareció.

3. Lo que debes recordar
Filtrar oculta, no borra; Borrar filtro devuelve todas las filas; Ctrl+Mayús+L activa o desactiva el filtro.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Los números de fila de una hoja filtrada se muestran en color distinto y con saltos en la numeración: es la pista visual de que hay filas ocultas por filtro. Y las fórmulas siguen contando las filas ocultas salvo que uses funciones como SUBTOTALES.

7 · Segmentación de datos y escala de tiempo

Ficha de referencia. La segmentación de datos (segmentador) es un control visual con botones que permite filtrar de forma interactiva los datos de una tabla o de una tabla dinámica. La escala de tiempo es un control análogo diseñado para filtrar por fechas en las tablas dinámicas. Ambos se insertan desde la pestaña Insertar o desde las pestañas contextuales de la tabla o de la tabla dinámica.

1. En términos sencillos
En lugar de abrir un desplegable y marcar casillas, la segmentación te pone botones grandes con los valores del campo (por ejemplo, cada región): pulsas uno o varios y la tabla o la tabla dinámica se filtra al instante. Además muestra de un vistazo qué filtro está activo. Un mismo segmentador puede conectarse a varias tablas dinámicas para filtrarlas a la vez. La escala de tiempo hace lo mismo con las fechas, con una barra deslizante por meses, trimestres o años.

2. Como en la vida real
Es como los botones de canal de un mando de televisión: en vez de entrar en un menú y buscar el canal en una lista, pulsas el botón y ves de inmediato qué estás viendo y qué canal está seleccionado.

3. Lo que debes recordar
Segmentación de datos = filtro interactivo con botones para tablas y tablas dinámicas.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta oficial recurrente: la segmentación filtra (de forma interactiva, en tablas o tablas dinámicas). No hace cálculos con columnas, no divide una tabla en varias ni sirve para cálculos financieros.

8 · Tablas dinámicas: crear y diseñar

Ficha de referencia. Una tabla dinámica es un informe interactivo que resume, agrupa y cruza grandes volúmenes de datos de una lista o tabla sin modificar los datos originales. Se crea con Insertar > Tabla dinámica y se diseña arrastrando los campos a cuatro áreas: Filas, Columnas, Valores y Filtros. Aparece el panel Campos de tabla dinámica y las pestañas contextuales Análisis de tabla dinámica y Diseño.

1. En términos sencillos
Partes de una lista con encabezados (Región, Vendedor, Producto, Importe…). Insertas la tabla dinámica y arrastras: Región a Filas, Producto a Columnas e Importe a Valores. Al instante tienes cuánto se ha vendido de cada producto en cada región. Si colocas Vendedor en Filtros, puedes ver el resultado de un vendedor concreto. Cambiar el diseño es tan fácil como arrastrar otra vez un campo a otra área.

2. Como en la vida real
Es como una caja grande de fichas de colores sobre la mesa: puedes agruparlas por color en filas, por forma en columnas y contar cuántas hay en cada cruce. Si cambias de idea, las reordenas en segundos y las fichas de la caja siguen intactas.

3. Lo que debes recordar
Tabla dinámica = resumen interactivo; se arma con Filas, Columnas, Valores y Filtros, sin tocar los datos originales.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Los datos de origen no se modifican al crear o cambiar una tabla dinámica. Si te preguntan qué áreas tiene, son cuatro: Filas, Columnas, Valores y Filtros.

9 · Tablas dinámicas: valores, actualización y gráficos dinámicos

Ficha de referencia. En el área Valores se resume un campo con una función: Suma (por defecto en campos numéricos), Cuenta (por defecto en campos de texto), Promedio, Máx, Mín u otras, que se cambian en Configuración de campo de valor. La tabla dinámica no se actualiza automáticamente al cambiar los datos de origen: debe actualizarse (Actualizar, o Alt+F5). Un gráfico dinámico es un gráfico asociado a una tabla dinámica.

1. En términos sencillos
Un campo numérico en Valores se suma; uno de texto se cuenta. Puedes cambiarlo a promedio, máximo, mínimo o a una vista como «% del total». Las fechas se pueden agrupar por meses, trimestres o años. Si modificas los datos de origen, la tabla dinámica no lo refleja hasta que la actualizas (botón Actualizar o Alt+F5). Un gráfico dinámico se crea a partir de una tabla dinámica y se filtra con ella. Al hacer doble clic en un valor, Excel abre una hoja con las filas que lo componen.

2. Como en la vida real
La tabla dinámica se parece a una fotografía de un paisaje hecha con un buen objetivo: te enseña todo ordenado, pero si luego cambia el paisaje, la foto no cambia sola; hay que hacer otra foto (actualizar) para ver lo nuevo.

3. Lo que debes recordar
La tabla dinámica no se actualiza sola: hay que actualizarla; en Valores, número = suma y texto = cuenta.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Si añades filas nuevas a los datos y la tabla dinámica no las muestra, la solución no es rehacerla: es actualizarla (y comprobar que el rango de origen las incluye; con una tabla de Excel como origen se amplía solo).

10 · Power Query y anulación de dinamización

Ficha de referencia. Power Query (grupo Obtener y transformar datos, en la pestaña Datos) permite importar datos de distintos orígenes y transformarlos antes de cargarlos en Excel. La función Anular dinamización de columnas convierte columnas en filas (el proceso inverso a dinamizar), dejando los datos en un formato de lista adecuado para crear tablas dinámicas.

1. En términos sencillos
Muchas veces los datos llegan «en horizontal», con un mes por columna (Enero, Febrero, Marzo…). Para analizarlos con una tabla dinámica interesa una lista «vertical» con una columna Mes y otra Importe. En el Editor de Power Query seleccionas las columnas de los meses y pulsas Anular dinamización de columnas: las columnas pasan a ser filas. Otras funciones son Agrupar por (resumir) o Duplicar columna, pero no convierten columnas en filas.

2. Como en la vida real
Imagina una agenda semanal con una columna por día y luego quieres pasarla a una lista de tareas con una línea por cada día. «Desdoblas» las columnas en filas: eso es anular la dinamización. Dinamizar sería el camino contrario, resumir una lista larga en un cuadro cruzado.

3. Lo que debes recordar
Anular dinamización = columnas a filas; dinamizar = filas a columnas resumidas.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La pregunta oficial ofrece «Duplicar columnas», «Agrupar por», «Anulación de dinamización de columnas» e «Invertir filas»: solo la anulación de dinamización convierte columnas en filas.