1 · De qué va este subtema

Excel es uno de los tres temas que más preguntas aportan del bloque de ofimática. Este primer subtema es la «carpintería» de la hoja de cálculo: cómo se organiza un libro, cómo se escribe y se selecciona, cómo se da formato y cómo se imprime. Las preguntas suelen ser de comportamiento concreto: qué se ve en una celda con un formato dado, qué ocurre al combinar celdas, qué opción de impresión usar. Con los ejemplos de este libro las tendrás controladas.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: libro = archivo, hoja = pestaña, celda = cruce de fila y columna; texto a la izquierda y números a la derecha; combinar celdas deja solo el valor de arriba a la izquierda; ##### = columna estrecha; imprimir una página de ancho = «Ajustar todas las columnas en una página».

2 · Libros, hojas y celdas

Ficha de referencia. Un libro es el archivo de Excel. Contiene una o varias hojas de cálculo, y cada hoja es una cuadrícula de filas (numeradas) y columnas (con letras). La celda es la intersección de una fila y una columna y se identifica por su dirección (por ejemplo, C5). Un rango es un conjunto de celdas contiguas y se escribe con dos puntos (A1:C3). Cada hoja de Excel 365 tiene 1.048.576 filas y 16.384 columnas (de la A a la XFD).

1. En términos sencillos
El libro es el archivo, como una carpeta con varias hojas dentro. Cada hoja es una cuadrícula enorme. La celda es cada casilla: C5 es la columna C con la fila 5. Un rango como A1:C3 es el bloque rectangular que va de A1 (arriba a la izquierda) a C3 (abajo a la derecha). Por defecto el libro se guarda como .xlsx; si lleva macros (pequeños programas automáticos) se guarda como .xlsm; una plantilla es .xltx. También puede guardarse como .csv (texto separado por delimitadores, solo la hoja activa) o como PDF.

2. Como en la vida real
Piensa en un cuaderno de cuadros: el cuaderno entero es el libro, cada página es una hoja y cada cuadradito de la página es una celda. Para decirle a un amigo dónde has escrito algo le dices «columna C, fila 5», igual que en el juego de los barcos.

3. Lo que debes recordar
Libro = archivo; hoja = pestaña; celda = columna + fila (C5); rango = celdas contiguas (A1:C3).

4. ⚠️ Ojo en el examen
Los números mágicos: 1.048.576 filas y 16.384 columnas (última columna XFD). Las 65.536 filas y 256 columnas (última columna IV) son de versiones antiguas. El nombre de una hoja admite hasta 31 caracteres y no puede contener : \ / ? * [ ].

3 · Moverse y seleccionar

Ficha de referencia. El Cuadro de nombres (a la izquierda de la Barra de fórmulas) muestra la dirección de la celda activa y permite ir a otra escribiendo su dirección. La Barra de fórmulas muestra el contenido real de la celda activa. Con Ctrl+Inicio se va a la celda A1 y con Ctrl+Fin a la última celda utilizada. Para seleccionar celdas contiguas se arrastra o se usa la tecla Mayús; para celdas no contiguas se mantiene Ctrl. Para seleccionar toda la hoja se pulsa el botón de la esquina superior izquierda.

1. En términos sencillos
Para ir a una celda puedes escribir su dirección en el Cuadro de nombres o usar las flechas y Ctrl+Inicio (A1). Para seleccionar: arrastra para un bloque, Mayús+clic para extenderlo hasta otra celda, Ctrl+clic para añadir celdas sueltas, clic en el número de fila o la letra de columna para toda la fila o columna, y el botón del cruce de encabezados para toda la hoja.

2. Como en la vida real
Es como señalar fotos en un álbum para imprimirlas: arrastras el dedo sobre un grupo seguido, o mantienes pulsado un «modificador» para ir añadiendo fotos sueltas de otras páginas sin perder las que ya habías marcado.

3. Lo que debes recordar
Mayús = seguidas; Ctrl = sueltas; Ctrl+Inicio = A1.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundas el Cuadro de nombres (muestra la celda activa y permite darle nombre a un rango o saltar a otra celda) con la Barra de fórmulas (muestra lo que contiene la celda). Y recuerda: dar nombre a una hoja se hace en su pestaña, no en el Cuadro de nombres.

4 · Introducir y editar datos

Ficha de referencia. En una celda se pueden escribir texto, números, fechas y fórmulas. El texto se alinea por defecto a la izquierda y los números y fechas a la derecha. Todo lo que no va precedido del signo igual es una constante; lo que empieza por = es una fórmula. Intro confirma la entrada, Esc la cancela y F2 permite editar el contenido de una celda. Una fecha se guarda como un número (el 1 es el 1 de enero de 1900), por lo que 01/01/2021 equivale al número 44197.

1. En términos sencillos
Escribe y pulsa Intro (confirma y baja) o Tab (confirma y va a la derecha); Esc cancela. Para corregir sin borrar, F2 o doble clic. Supr borra el contenido pero conserva el formato. El controlador de relleno (el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda) permite copiar o crear series: escribe 1 y 2, selecciona ambas y arrastra para obtener 3, 4, 5…; escribe «Lunes» y arrastra para obtener los días de la semana. Con una sola cifra (un 5), arrastrar copia el 5; con Ctrl pulsado se crea una serie. Alt+Intro inserta un salto de línea dentro de la celda.

2. Como en la vida real
Rellenar series es como poner números a las sillas de una sala: si solo le dices a la ayudante «la primera es la 1», no sabe si quieres repetirla; pero si le dices «la primera es la 1 y la segunda la 2», ya deduce que sigue el 3, el 4 y el 5.

3. Lo que debes recordar
Sin = es constante; con = es fórmula. Dos números y arrastrar = serie; un número y arrastrar = copia.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Al escribir 20-2 en una celda sin formato en Excel 365 en español, se muestra 20-feb (lo interpreta como fecha); no sale 18 ni 20-2. Y si un número no cabe en el ancho de la celda aparece #####: el dato no se ha perdido, basta ensanchar la columna.

5 · Hojas, filas y columnas

Ficha de referencia. Las hojas se gestionan con el menú contextual de su pestaña: insertar, eliminar, cambiar nombre (también con doble clic), mover o copiar, color de etiqueta y ocultar. Las filas y columnas se pueden insertar, eliminar, ocultar y ajustar de tamaño; al insertar una fila, la nueva aparece encima de la seleccionada. Inmovilizar paneles (pestaña Vista) mantiene visibles las filas situadas sobre la celda activa y las columnas situadas a su izquierda mientras se desplaza el resto de la hoja.

1. En términos sencillos
Con clic derecho en la pestaña de una hoja puedes renombrarla, moverla o copiarla (incluso a otro libro), darle color o ocultarla; ocultar no borra: sus datos y fórmulas siguen existiendo. En filas y columnas: doble clic en el borde del encabezado para autoajustar el tamaño, ocultar o mostrar, e insertar o eliminar. Inmovilizar paneles sirve para que los títulos no desaparezcan al bajar por una tabla larga; si la celda activa es B2, se quedan fijas la fila 1 y la columna A. También hay Inmovilizar fila superior e Inmovilizar primera columna. El zoom solo cambia lo que ves en pantalla, no el tamaño de impresión.

2. Como en la vida real
Inmovilizar paneles es como la cabecera fija de una tabla de horarios en un tablón: aunque desplaces la lista hacia abajo, siempre ves arriba qué significa cada columna. Y ocultar una hoja es guardar un documento en un cajón: sigue existiendo, solo que no lo tienes a la vista.

3. Lo que debes recordar
Ocultar no es eliminar; inmovilizar fija lo que está encima y a la izquierda de la celda activa.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Ocultar columnas o hojas no elimina datos ni impide que las fórmulas los usen. Y la hoja se renombra con doble clic en su pestaña; escribir un nombre en el Cuadro de nombres no renombra la hoja.

6 · Formato de celdas

Ficha de referencia. El cuadro Formato de celdas (Ctrl+1) tiene pestañas para Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger. Los formatos de número incluyen General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial y Personalizada. El formato cambia solo cómo se muestra el valor, no el valor guardado. Combinar y centrar fusiona varias celdas en una; si hay datos en más de una de ellas, solo se conserva el de la celda superior izquierda.

1. En términos sencillos
El formato es el «traje» del dato: el valor 44197 puede verse como 44197, como 01/01/2021 o como «ene-21» según el formato de fecha, pero sigue siendo el mismo número. Con el formato Personalizado escribes tu propio código: mmm-aa muestra mes abreviado y año de dos cifras (ene-21); #.### muestra el separador de miles y ningún decimal (123456,98 se ve como 123.457). El formato Texto hace que lo escrito se trate como texto (útil para conservar el cero inicial de 08001). Fracción simplifica (3/9 se muestra 1/3). Ajustar texto reparte el texto en varias líneas dentro de la celda; Combinar y centrar funde celdas y se queda con el valor de arriba a la izquierda. La brocha de Copiar formato copia el aspecto, no el contenido.

2. Como en la vida real
Es como una misma persona que puede ir en chándal, de traje o disfrazada: sigue siendo la misma, solo cambia cómo la ves. Y fundir dos celdas es como juntar dos mesas de un restaurante para un grupo grande: del cartel de la mesa que queda, solo vale el de la primera.

3. Lo que debes recordar
El formato cambia lo que ves, no el valor; al combinar celdas sobrevive el valor de arriba a la izquierda.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Formato mmm-aa sobre 01/01/2021 da ene-21 (no 01-ene-21 ni 44197). Al combinar y centrar celdas con datos, Excel avisa y conserva solo el valor superior izquierdo: no la suma, ni el promedio, ni los dos valores unidos.

7 · Copiar, pegar y borrar

Ficha de referencia. Copiar (Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) y pegar (Ctrl+V) funcionan igual que en el resto de programas de Office. El Pegado especial permite pegar solo valores, solo formatos, solo fórmulas o realizar una operación, y la opción Transponer cambia filas por columnas y columnas por filas. Deshacer es Ctrl+Z y rehacer, Ctrl+Y. Borrar el contenido con la tecla Supr no elimina el formato; el comando Borrar de la cinta permite borrar contenido, formatos o todo.

1. En términos sencillos
Cuando copias una celda con una fórmula, lo pegado puede cambiar según el tipo de referencia (lo verás en el subtema 5.2). Con Pegado especial eliges qué pegar: Valores (el resultado sin la fórmula), Formatos, Fórmulas… y Transponer gira la tabla: lo que estaba en fila pasa a columna. Eliminar celdas (menú contextual) quita las propias celdas y desplaza las vecinas; Borrar o Supr solo vacía el contenido.

2. Como en la vida real
Transponer es como cambiar la disposición de una mesa de colegio: los alumnos que iban sentados en una fila ahora se sientan en una columna, los mismos alumnos pero con otra colocación.

3. Lo que debes recordar
Transponer = filas por columnas; Supr = vacía el contenido, no el formato.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No mezcles borrar (vaciar el contenido) con eliminar (quitar la celda, fila o columna y desplazar el resto). Con Supr, el formato de la celda se mantiene.

8 · Validación de datos, formato condicional y protección

Ficha de referencia. La validación de datos (pestaña Datos) restringe lo que se puede escribir en una celda; con el criterio Lista se crea una lista desplegable. Su alerta de error puede ser de tipo Detener, Advertencia o Información. El formato condicional (pestaña Inicio) aplica formato automáticamente según el valor de la celda (reglas de resaltado, barras de datos, escalas de color, conjuntos de iconos). Proteger hoja (pestaña Revisar) impide modificar las celdas bloqueadas; por defecto todas las celdas están bloqueadas, pero el bloqueo solo se aplica cuando se protege la hoja.

1. En términos sencillos
Tres herramientas que se confunden. Validación de datos: controla qué puedes escribir (por ejemplo, solo valores de una lista desplegable). Formato condicional: cambia cómo se ve la celda según su valor (por ejemplo, rojo si pasa de 1.000), y se actualiza solo si el valor cambia. Proteger hoja: evita modificar celdas bloqueadas; si quieres que algunas celdas se puedan editar, desbloquéalas antes de proteger (pestaña Proteger de Formato de celdas).

2. Como en la vida real
La validación es el portero de la discoteca que decide quién entra; el formato condicional es el semáforo que cambia de color según el estado del tráfico; y proteger la hoja es poner un cristal sobre un cuadro de museo: se ve igual, pero no se puede tocar.

3. Lo que debes recordar
Validación = limita lo que escribes; formato condicional = cambia lo que ves; proteger = impide modificar.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Si una celda solo debe admitir valores de un conjunto predeterminado, la herramienta es una lista desplegable (validación de datos), no marcar la celda como de solo lectura ni crear una fórmula. En la alerta de error solo Detener impide por completo el dato no válido.

9 · Vistas e impresión

Ficha de referencia. La pestaña Vista ofrece las vistas Normal, Diseño de página y Ver salto de página, además del zoom y las opciones de inmovilizar paneles. Para imprimir se usa Archivo > Imprimir, donde se elige qué imprimir (hojas activas, todo el libro o la selección) y el escalado (sin escalado, ajustar hoja en una página, ajustar todas las columnas en una página o ajustar todas las filas en una página). La pestaña Diseño de página permite definir el área de impresión, la orientación, los márgenes y los títulos que se repiten en cada página.

1. En términos sencillos
Antes de imprimir, elige qué imprimir: Imprimir hojas activas, Imprimir todo el libro o Imprimir selección (solo lo seleccionado, por ejemplo una tabla de entre varias). Después, el escalado: Ajustar hoja en una página la reduce hasta que cabe en una sola; Ajustar todas las columnas en una página garantiza una página de ancho aunque haya varias de largo; Ajustar todas las filas en una página hace lo contrario. En Diseño de página, el área de impresión marca el rango que se imprimirá e Imprimir títulos repite filas o columnas en cada página.

2. Como en la vida real
Imprimir con ajuste es como meter una bufanda en una caja: puedes ajustarla para que quepa de ancho aunque quede muy larga y haya que doblarla varias veces (varias páginas de largo), o forzarla a entrar entera en un solo bloque pequeño (todo en una página).

3. Lo que debes recordar
Una página de ancho = «Ajustar todas las columnas en una página»; solo una tabla seleccionada = «Imprimir selección».

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta de examen real: para que la hoja tenga una página de ancho aunque tenga varias de largo, la opción es Ajustar todas las columnas en una página (no «filas», ni «hoja entera»). Y para imprimir una sola tabla entre varias de la hoja: Imprimir selección.

10 · Qué no cubre este subtema

Este subtema trata la estructura del libro, los datos y su formato. Las fórmulas, referencias y funciones (SUMA, SI, BUSCARV, errores…) se estudian en el subtema 5.2; los gráficos, las tablas de Excel, ordenar, filtrar, la segmentación de datos y las tablas dinámicas, en el 5.3. Las pestañas, grupos y opciones concretas pueden variar ligeramente según la versión y el idioma de Microsoft 365.