1 · De qué va este subtema

Este subtema reúne lo que Outlook hace además de enviar correo: organizar tu tiempo (calendario), tus personas (contactos), tus pendientes (tareas y notas) y compartir tu trabajo con otros (delegar y dar permisos). En el examen aparece sobre todo la pareja delegado frente a permiso de carpeta, con los niveles de permisos (Colaborador, Revisor, Editor…), y algún atajo o definición de las vistas. Con una buena tabla mental de lo que puede hacer cada nivel, son puntos seguros.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: Ctrl+1 a Ctrl+5 recorren Correo, Calendario, Contactos, Tareas y Notas; una cita con invitados es una reunión; Delegar acceso permite enviar en tu nombre y gestionar reuniones; en las carpetas, Colaborador solo crea y Revisor solo lee.

2 · El calendario: citas y eventos

Ficha de referencia. El calendario de Outlook (Ctrl+2) es la agenda. Una cita es un intervalo de tiempo con asunto, ubicación, hora de comienzo y de fin, que no incluye invitados. Un evento de todo el día dura una o varias jornadas completas sin franja horaria concreta. Los elementos pueden ser periódicos, tener recordatorio y marcarse con un estado (libre, provisional, ocupado o fuera de la oficina). El calendario se puede ver por día, semana laboral, semana o mes.

1. En términos sencillos
Para ir al calendario basta Ctrl+2. Allí creas una cita con asunto, ubicación y hora de comienzo y fin. Un evento de todo el día se usa para cumpleaños, vacaciones o cursos que ocupan la jornada entera. Si algo se repite, lo conviertes en periódico: cada día, semana, mes o año, y eliges si termina en una fecha, tras un número de repeticiones o nunca. El recordatorio te avisa un rato antes. Mostrar como indica cómo apareces en tu agenda: libre, provisional, ocupado (lo habitual) o fuera de la oficina. Puedes cambiar la vista: día, semana laboral, semana o mes.

2. Como en la vida real
Es como una agenda de papel colgada en la cocina: anotas la cita del dentista a las cinco, subrayas un día entero como «cumpleaños de la abuela», pones una marca que se repite «todos los jueves, yoga» y un post-it que te avisa media hora antes de salir.

3. Lo que debes recordar
Cita = franja con hora; evento = todo el día; periódica = se repite; recordatorio = aviso previo.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La pregunta típica es el atajo: Ctrl+2 cambia a Calendario (no Alt+2, ni Alt+C, ni Ctrl+C). La secuencia es Ctrl+1 Correo, 2 Calendario, 3 Contactos, 4 Tareas, 5 Notas.

3 · Reuniones, invitaciones y disponibilidad

Ficha de referencia. Una reunión es una cita a la que se invita a otras personas: Outlook envía una convocatoria y cada invitado la responde. Los invitados pueden aceptar, aceptar con reservas (provisional), rechazar o proponer una nueva hora. El Asistente para programación muestra el tiempo libre u ocupado de los asistentes para elegir una hora que a todos convenga. Quien organiza puede actualizar o cancelar la reunión.

1. En términos sencillos
En cuanto invitas a alguien a una cita, esa cita pasa a ser una reunión. Los invitados reciben la convocatoria por correo y responden con Aceptar, Provisional, Rechazar o Proponer nueva hora. Para elegir una hora que valga para todos usas el Asistente para programación, que cruza sus agendas y muestra cuándo están libres u ocupados. Si cambias algo, el organizador envía la actualización; y si se cancela, avisa a todos.

2. Como en la vida real
Es como quedar a cenar con amigos: si cenas tú solo es un plan personal (cita), pero si invitas a otros se convierte en un plan de grupo (reunión). Cada uno te contesta «voy», «igual voy», «no puedo» o «mejor otro día», y antes de proponer fecha miras en el grupo quién está libre.

3. Lo que debes recordar
Cita + invitados = reunión; el Asistente para programación muestra la disponibilidad.

4. ⚠️ Ojo en el examen
El Asistente para programación mira el tiempo libre de los asistentes de una reunión; no es el que busca texto en el mensaje ni el que busca contactos. Y la opción de buscar texto de un correo nuevo está en Formato de texto > Edición > Buscar.

4 · Contactos, Libreta de direcciones y grupos de contactos

Ficha de referencia. Un contacto es la ficha de una persona u organización con nombre, correos, teléfonos, dirección y otros datos. La carpeta Contactos se abre con Ctrl+3. La Libreta de direcciones reúne los contactos y las listas para elegirlos como destinatarios al redactar. Un grupo de contactos (antes lista de distribución) agrupa varias direcciones bajo un solo nombre para enviar un mensaje a todos a la vez. A los contactos se les pueden asignar categorías.

1. En términos sencillos
Cada contacto es una ficha con los datos de una persona, y a todos los guardas en la carpeta Contactos (Ctrl+3). Al escribir un mensaje, la Libreta de direcciones te permite elegirlos sin recordar la dirección. Si siempre escribes al mismo equipo, crea un grupo de contactos: pones su nombre en Para y el mensaje llega a todos sus miembros. Los contactos también admiten categorías de color para clasificarlos.

2. Como en la vida real
Es como la agenda de teléfonos de casa: cada persona tiene su ficha, y la lista «familia» te permite avisar a todos con una sola llamada al grupo de WhatsApp en lugar de ir uno por uno.

3. Lo que debes recordar
Contacto = ficha; Libreta = donde se eligen destinatarios; grupo = muchas direcciones bajo un nombre.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundas el grupo de contactos (lista de direcciones para enviar correo) con otras opciones de «grupos» de Outlook o con un grupo de carpetas. Y recuerda que la Libreta de direcciones no sirve para crear la firma, aunque aparezca la opción de insertar una tarjeta de visita.

5 · Tareas y notas

Ficha de referencia. Una tarea es una actividad pendiente con asunto, fecha de inicio y de vencimiento, prioridad, estado y porcentaje completado; puede tener recordatorio, repetirse (tarea periódica) o asignarse a otra persona. Se abre con Ctrl+4. Las notas (Ctrl+5) son el equivalente de las notas adhesivas: textos breves que se guardan automáticamente, se pueden colorear y categorizar. Los mensajes marcados para seguimiento aparecen también como pendientes.

1. En términos sencillos
Las tareas sirven para controlar lo que tienes que hacer: les pones fecha de inicio y de vencimiento, prioridad, estado y porcentaje completado, y puedes añadir un recordatorio. Una tarea puede repetirse (periódica) o asignarse a otra persona. Marcar una tarea como privada la oculta a otros con acceso. Las notas son como los papelitos amarillos: escribes, cierras y se guarda solo; puedes cambiar su color y categoría.

2. Como en la vida real
La tarea es la lista de la compra con fecha límite, prioridad y casillas de completado. La nota es el post-it del frigorífico: lo escribes en un segundo, no necesitas «guardar» y lo recuperas cuando lo necesitas.

3. Lo que debes recordar
Tarea = pendiente con fechas y estado; nota = apunte rápido que se guarda solo.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Si en el examen te describen algo que hay que hacer con una fecha de vencimiento, sin hora de reunión ni invitados, la respuesta es tarea, no cita ni evento. Y no confundas tarea (lista de pendientes) con regla (automatización).

6 · Delegar acceso

Ficha de referencia. Delegar acceso permite que otra persona (el delegado) gestione elementos de tu buzón en tu nombre. Se configura desde Archivo > Configuración de la cuenta > Delegar acceso. Se elige el nivel de permiso por carpeta (Calendario, Bandeja de entrada, Tareas, Contactos…). Un delegado con nivel Editor en Calendario y Bandeja de entrada puede enviar elementos en nombre del propietario, y crear y responder a convocatorias de reunión. Es la función indicada cuando alguien va a ocuparse de tu correo y tu agenda mientras estás ausente.

1. En términos sencillos
Si te vas unas semanas y quieres que alguien envíe mensajes en tu nombre y cree y responda convocatorias de reunión, la función es Delegar acceso. Lo configuras en Archivo > Configuración de la cuenta > Delegar acceso, eliges a la persona y su nivel de permiso por carpeta. Con nivel Editor en Calendario y Bandeja de entrada, el delegado puede enviar en tu nombre y gestionar reuniones. Es la figura típica del secretario o secretaria de un directivo.

2. Como en la vida real
Es como dar poderes a tu asistente de confianza: firma por ti los trámites habituales, acepta o rechaza invitaciones a tu nombre y responde a tus mensajes, pero lo hace como tu representante, no como si fuera cualquiera con las llaves de tu casa.

3. Lo que debes recordar
Delegar acceso = actuar en tu nombre: enviar elementos y gestionar reuniones.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Trampa: dar permisos sobre la carpeta de entrada no equivale a delegar. Cambiar permisos de carpeta deja ver o editar, pero no hace que la persona pueda enviar en tu nombre. Ni «crear regla» ni «directivas de retención» son la respuesta.

7 · Niveles de permisos de una carpeta

Ficha de referencia. Además de delegar, se pueden dar permisos sobre una carpeta concreta (Propiedades de la carpeta > Permisos). Los niveles principales son: Propietario (control total, incluido cambiar permisos), Editor (crear, leer, modificar y eliminar todos los elementos), Autor (crear y leer; modificar y eliminar solo los propios), Revisor (solo leer) y Colaborador (solo crear elementos: no puede leer ni editar los existentes). Existen variantes de publicación que además permiten crear subcarpetas, y el nivel Ninguno, sin acceso.

1. En términos sencillos
Piensa en una escalera. Ninguno: no ve nada. Colaborador: solo crea elementos (los deja en la carpeta), pero no puede leer ni editar los que ya hay. Revisor: solo lee. Autor: crea y lee, y modifica o elimina únicamente los suyos. Editor: crea, lee, modifica y elimina todos. Propietario: todo, incluido gestionar los permisos. Las variantes de publicación (por ejemplo, Autor de publicación) añaden la posibilidad de crear subcarpetas.

2. Como en la vida real
Imagina un buzón de sugerencias en una oficina: el colaborador es quien solo puede meter notas por la ranura sin leer lo que hay dentro; el revisor es quien abre el buzón a leer pero no cambia nada; el editor puede leer, corregir y tirar papeles de cualquiera; y el propietario es quien tiene la llave y decide quién puede hacer qué.

3. Lo que debes recordar
Colaborador crea, Revisor lee, Autor edita lo suyo, Editor edita todo, Propietario lo controla.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La pregunta real describe «crear nuevos elementos pero no leer ni editar los ya creados» y la respuesta es Colaborador; si dijera «solo leer», sería Revisor. Cuidado con Autor de publicación y Editor: ambos pueden leer, y por eso no encajan cuando se prohíbe leer.

8 · Cuentas, archivos de datos y configuración

Ficha de referencia. Outlook puede trabajar con varias cuentas de correo a la vez, cada una con su propio buzón, que se agregan desde Archivo > Información > Agregar cuenta. Los datos se guardan en archivos de datos: .pst (archivo de datos de Outlook, usado, por ejemplo, para archivar o exportar elementos y en cuentas POP3) y .ost (archivo de datos sin conexión, copia local sincronizada de un buzón en el servidor, como Exchange o IMAP). Los grupos de envío y recepción permiten definir cada cuánto se sincronizan las cuentas, y las preferencias de descarga regulan cómo se descargan los mensajes.

1. En términos sencillos
Para añadir una cuenta usa Archivo > Información > Agregar cuenta. Con dos cuentas, cada buzón es independiente: las búsquedas con «Buzón actual» solo recorren el de la cuenta seleccionada. Los datos locales se guardan en archivos: el .pst es el archivo de datos de Outlook (lo que se usa para archivar o exportar), y el .ost es la copia sin conexión de un buzón del servidor, que se vuelve a crear sincronizando. Los grupos de envío y recepción permiten programar la sincronización automática, por ejemplo cada cierto número de minutos o al salir del programa, y existe un grupo predeterminado con todas las cuentas.

2. Como en la vida real
Es como tener varios buzones en el portal: cada uno con su llave y su contenido. El .pst es la caja de archivo que guardas en el trastero con cartas viejas; el .ost es la fotocopia de lo que hay en el buzón, que puedes leer sin bajar al portal y que, si se pierde, se vuelve a fotocopiar.

3. Lo que debes recordar
.pst = archivo de datos que guarda elementos; .ost = copia sin conexión del buzón del servidor.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No mezcles configuración de la cuenta (dónde se añaden cuentas y se delega acceso) con las reglas o la Limpieza de buzón. Y una cuenta de Exchange guarda el contenido en el servidor, mientras que con POP3 el contenido queda en el equipo.

9 · Vistas y personalización

Ficha de referencia. Una vista es una forma de mostrar la información de una carpeta (lista de mensajes, vista compacta, vista previa, tarjetas de contactos, calendario por día o mes…). Cada tipo de carpeta tiene sus propias vistas y se pueden cambiar o personalizar. También se puede personalizar la cinta de opciones y la barra de acceso rápido. Existe además un Outlook clásico y un nuevo Outlook, con diferencias de interfaz y en algunas funciones.

1. En términos sencillos
Las vistas son simplemente formas de enseñarte la información de una carpeta: no cambian los datos, solo cómo los ves. Un calendario se puede ver por día, semana o mes; los contactos, como tarjetas o como lista; el correo, con o sin panel de lectura. También puedes personalizar la cinta de opciones y la barra de acceso rápido para tener a mano tus comandos favoritos. Ten en cuenta que existe el Outlook clásico y el nuevo Outlook, y que algunas opciones, como los permisos de carpeta, pueden variar o no estar en las dos versiones.

2. Como en la vida real
Es como reorganizar los muebles de una sala: los libros de la estantería son los mismos, pero decides si los ves por autor, por color o apilados en la mesa. Cambias la presentación, no el contenido.

3. Lo que debes recordar
Vista = forma de mostrar la información de una carpeta; no modifica los datos.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Las vistas no sirven para bastionar elementos del correo, ni son lo mismo que personalizar la cinta, ni se limitan a los contactos. Cuando la pregunta dice «formas de enseñarnos la información de las carpetas», esa es la definición correcta.