Título II. De la actividad de las Administraciones Públicas
Capítulo I. Normas generales de actuación
Artículo 16. Registros
"1. Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración de la que depende.
El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos de carácter personal.
Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicarán en el diario oficial correspondiente y su texto íntegro deberá estar disponible para consulta en la sede electrónica de acceso al registro. En todo caso, las disposiciones de creación de registros electrónicos especificarán el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados como inhábiles.
En la sede electrónica de acceso a cada registro figurará la relación actualizada de trámites que pueden iniciarse en el mismo.
2. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
3. El registro electrónico de cada Administración u Organismo garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra. Para ello, se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que, en su caso, lo acompañen, que garantice la integridad y el no repudio de los mismos.
4. Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse: a) En el registro electrónico de la Administración u Organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de cualquiera de los sujetos a los que se refiere el artículo 2.1. b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. d) En las oficinas de asistencia en materia de registros. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas y cada una de las Administraciones, deberán ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad informática e interconexión, así como la transmisión telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en cualquiera de los registros.
5. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 y demás normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia de registros en la que hayan sido presentados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptibles de digitalización.
Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
6. Podrán hacerse efectivos mediante transferencia dirigida a la oficina pública correspondiente cualesquiera cantidades que haya que satisfacer en el momento de la presentación de documentos a las Administraciones Públicas, sin perjuicio de la posibilidad de su abono por otros medios.
7. Las Administraciones Públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.
8. No se tendrán por presentados en el registro aquellos documentos e información cuyo régimen especial establezca otra forma de presentación."
1. En términos sencillos
Cada Administración tiene un "libro de entradas y salidas" digital (el Registro Electrónico General) donde queda constancia de todo documento que entra o sale. Puedes presentar tus documentos por varias vías (online, Correos, oficinas de asistencia...), siempre quedan registrados con fecha y hora exactas, y si lo llevas en papel, te lo escanean y te lo devuelven.
2. Como en la vida real
Es como el registro de entrada de un hospital: da igual si llegas por urgencias, por tu médico de cabecera o derivado de otro centro — todo queda anotado en el mismo sistema, con la hora exacta de llegada, y te dan un justificante. Si traes papeles físicos, te los escanean para el historial digital y te devuelven los originales.
3. Lo que debes recordar
El Registro Electrónico General es único por Administración, funciona como "portal" de todos los registros de sus organismos, y todo documento presentado (por cualquiera de las 5 vías del apartado 4) recibe un recibo con fecha y hora de entrada.
4. ⚠️ Ojo en el examen
Las 5 vías de presentación del apartado 4 (registro electrónico, Correos, representaciones diplomáticas/consulares, oficinas de asistencia en materia de registros, y "cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes") son una lista cerrada muy preguntada — ojo con confundir "oficinas de asistencia en materia de registros" con "oficinas de Correos", son vías distintas y ambas válidas.
Artículo 17. Archivo de documentos
"1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos."
1. En términos sencillos
Cuando un expediente (trámite) termina, sus documentos electrónicos no desaparecen: cada Administración tiene un único archivo electrónico donde se guardan de forma que se pueda demostrar siempre que son auténticos, consultarlos en el futuro, y protegerlos con medidas de seguridad.
2. Como en la vida real
Es como el archivo de historiales médicos de un hospital: cuando terminas un tratamiento, tu historial no se tira, se guarda en un sistema único, seguro, con copias de seguridad, de forma que dentro de 10 años se pueda seguir consultando y nadie dude de que es el documento original.
3. Lo que debes recordar
El archivo electrónico único guarda los documentos de procedimientos YA FINALIZADOS, con garantías de autenticidad, integridad y seguridad (Esquema Nacional de Seguridad) — no es lo mismo que el Registro del art. 16, que es la "puerta de entrada", mientras que el archivo es el "almacén final".
4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundir Registro (art. 16, entrada/salida de documentos, mientras el procedimiento está en marcha) con Archivo (art. 17, destino final de los documentos de procedimientos YA terminados) — es una distinción muy preguntada en examen tipo test.
Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas
"1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico. c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos. d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos. e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
3. No requerirán de firma electrónica, los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos."
1. En términos sencillos
Este artículo da la definición oficial de "documento público administrativo" (uno emitido válidamente por un órgano de la Administración) y dice que, en general, se emite por escrito y por medios electrónicos. Para que un documento electrónico sea válido, necesita 5 requisitos: contenido identificable, datos de identificación, fecha, metadatos, y firma electrónica (salvo excepciones).
2. Como en la vida real
Es como un billete de avión electrónico: para que sea válido necesita unos datos mínimos (vuelo, fecha, pasajero), un código identificativo, la hora de emisión, y el sello/firma digital de la aerolínea — pero un simple cartel informativo del aeropuerto ("Puerta B12") no necesita todo eso, con que se sepa de dónde viene basta.
3. Lo que debes recordar
Un documento electrónico administrativo válido necesita 5 requisitos (contenido, identificación, fecha, metadatos, firma) — salvo los documentos meramente informativos o que no formen parte de un expediente, que no necesitan firma electrónica (pero sí identificar su origen).
4. ⚠️ Ojo en el examen
La excepción de firma electrónica del apartado 3 es muy preguntada: aplica solo a documentos "meramente informativos" o que "no formen parte de un expediente administrativo" — en ambos casos sigue siendo obligatorio identificar su origen, la excepción es solo sobre la firma, no sobre la identificación.
Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas
"1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.
A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.
Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación.
2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.
3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas: a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento. c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor. d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.
4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
5. Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.
6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica."
1. En términos sencillos
Una "copia auténtica" es una copia hecha por un funcionario o sistema autorizado de la Administración que vale exactamente igual que el original. Este artículo dice quién puede hacerlas, qué requisitos técnicos necesitan (según sea electrónica o en papel), y que cualquier interesado puede pedir una en 15 días.
2. Como en la vida real
Es como una "copia compulsada" que te hace un notario: no es simplemente una fotocopia cualquiera, sino que alguien autorizado certifica que esa copia es fiel al original, y una vez hecho eso, la copia vale igual que el documento original para cualquier trámite.
3. Lo que debes recordar
Las copias auténticas valen lo mismo que el original, puede expedirlas un funcionario habilitado o un sistema automatizado, y el plazo general para que la Administración te la expida a petición tuya es de 15 días.
4. ⚠️ Ojo en el examen
El plazo de 15 días del apartado 4 es un dato clásico de examen — no lo confundas con otros plazos del procedimiento administrativo (3 meses de resolución general, 10 días de subsanación, etc.). Y recuerda: las copias auténticas de documentos notariales, registrales, judiciales y de diarios oficiales (apartado 6) se rigen por SU PROPIA legislación, no por este artículo.
Artículo 28. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo
"1. Los interesados deberán aportar al procedimiento administrativo los datos y documentos exigidos por las Administraciones Públicas de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable. Asimismo, los interesados podrán aportar cualquier otro documento que estimen conveniente.
2. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La administración actuante podrá consultar o recabar dichos documentos salvo que el interesado se opusiera a ello. No cabrá la oposición cuando la aportación del documento se exigiera en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
Las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto.
Cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano administrativo distinto al que tramita el procedimiento, estos deberán ser remitidos en el plazo de diez días a contar desde su solicitud. Cumplido este plazo, se informará al interesado de que puede aportar este informe o esperar a su remisión por el órgano competente.
3. Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario.
Asimismo, las Administraciones Públicas no requerirán a los interesados datos o documentos no exigidos por la normativa reguladora aplicable o que hayan sido aportados anteriormente por el interesado a cualquier Administración. A estos efectos, el interesado deberá indicar en qué momento y ante qué órgano administrativo presentó los citados documentos, debiendo las Administraciones Públicas recabarlos electrónicamente a través de sus redes corporativas o de una consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto, salvo que conste en el procedimiento la oposición expresa del interesado o la ley especial aplicable requiera su consentimiento expreso. Excepcionalmente, si las Administraciones Públicas no pudieran recabar los citados documentos, podrán solicitar nuevamente al interesado su aportación.
4. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la Administración solicitara al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.
5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.
6. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.
7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten."
1. En términos sencillos
Este artículo protege al ciudadano de la burocracia repetitiva: tienes que aportar lo que te pidan, pero NO tienes que volver a presentar documentos que la Administración ya tiene o que puede consultar ella misma electrónicamente — salvo que te opongas (y hay casos, como sanciones, donde no puedes oponerte).
2. Como en la vida real
Es como cuando renuevas el DNI: no tienes que volver a traer tu partida de nacimiento si ya la tienen de la vez anterior — el funcionario la consulta en el sistema. Solo si el sistema falla, te la vuelven a pedir a ti como excepción.
3. Lo que debes recordar
El interesado tiene derecho a NO aportar documentos que ya estén en poder de cualquier Administración (la propia Administración debe recabarlos electrónicamente), salvo que se oponga — y esa oposición no cabe en procedimientos sancionadores o de inspección.
4. ⚠️ Ojo en el examen
Dos plazos distintos a no confundir en este bloque: 10 días para que un órgano remita un informe preceptivo ya elaborado (art. 28.2), frente a los 15 días del art. 27.4 para expedir una copia auténtica a petición del interesado. Y recuerda la excepción clave: en procedimientos sancionadores o de inspección, el interesado NO puede oponerse a que la Administración consulte sus documentos.
Conexión con el resto del Tema 2
Este sub-tema (2.1) sienta la base conceptual (documento, registro, copias auténticas) sobre la que se construyen las otras dos sub-páginas: la 2.2 desarrollará reglamentariamente estos mismos conceptos con el RD 203/2021 (p. ej. el art. 47 de ese RD cita expresamente el art. 27.2 de esta ley que acabamos de ver), y la 2.3 abordará el archivo desde la perspectiva del Patrimonio Histórico Español (Ley 16/1985) — un enfoque distinto y complementario al "archivo electrónico" del art. 17 que ya hemos visto aquí.
