Capítulo I. Documento administrativo electrónico y copias

Artículo 46. Documento administrativo electrónico

"1. Se entiende por documento administrativo electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente, y que haya sido generada, recibida o incorporada por las Administraciones Públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a Derecho administrativo.

2. Cuando en el marco de un procedimiento administrativo tramitado por medios electrónicos el órgano actuante esté obligado a facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo electrónico, dicho documento se podrá sustituir por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados."

1. En términos sencillos Este artículo da la definición técnica completa de "documento administrativo electrónico" — en esencia, lo mismo que vimos en el art. 26 de la Ley 39/2015, pero aquí se añade un matiz práctico: si te tienen que dar una copia de un documento, en vez de entregártelo físicamente te pueden dar el enlace o los datos para acceder a él electrónicamente.

2. Como en la vida real Es como cuando una tienda, en vez de darte el ticket de compra en papel, te manda un enlace para consultarlo online en cualquier momento — el documento existe igual, solo cambia cómo accedes a él.

3. Lo que debes recordar El documento administrativo electrónico es la base de todo el expediente electrónico; cuando hay que "entregar" uno, basta con dar los datos de acceso electrónico, no hace falta entregarlo físicamente.

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Artículo 47. Requisitos de validez y eficacia de las copias auténticas de documentos

"1. De acuerdo con lo previsto en el artículo 27.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tendrá la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado original o de otra copia auténtica, la realizada, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

2. Las copias auténticas se expedirán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica y tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales."

1. En términos sencillos Este artículo repite y conecta directamente con lo ya visto en el art. 27.2 de la Ley 39/2015: una copia auténtica vale igual que el original. Pero añade una regla nueva: una copia auténtica solo puede hacerse a partir de un original o de OTRA copia auténtica — nunca a partir de una copia simple.

2. Como en la vida real Es como una fotocopia compulsada de un título universitario: el notario o funcionario solo puede compulsar a partir del título original (o de una compulsa ya hecha antes), nunca a partir de una fotocopia cualquiera sin compulsar — si no, la cadena de autenticidad se rompería.

3. Lo que debes recordar Una copia auténtica solo puede generarse a partir de un documento original o de otra copia auténtica ya existente — nunca a partir de una copia simple — y conservan siempre la misma validez que el original.

4. ⚠️ Ojo en el examen Este artículo es la conexión reglamentaria directa con el art. 27.2 de la Ley 39/2015 — el examen puede preguntar por cualquiera de los dos como fuente de la misma regla. La novedad real de este RD 203/2021 es la regla sobre la "cadena de originales" (copia solo desde original o desde otra copia auténtica), que no aparecía explícita en la Ley 39/2015.

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Artículo 48. Órganos competentes para la emisión de copias auténticas de documentos en el ámbito estatal

"1. En el ámbito estatal, serán competentes para la expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original los siguientes órganos: a) Los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales. b) Los órganos a los que corresponda la custodia y archivo de documentos. c) Los órganos que hayan previsto sus normas de competencia. d) Las oficinas de asistencia en materia de registros, respecto de los documentos originales o copias auténticas presentados por las personas interesadas para que se remitan desde la Oficina a la unidad competente para su incorporación a un expediente administrativo.

2. La expedición de copias auténticas de documentos públicos administrativos o documentos privados, que sean documentos originales o copias auténticas de documento original, podrá llevarse a cabo mediante actuación administrativa automatizada o por personal funcionario habilitado inscrito en el Registro de Funcionarios Habilitados de la Administración General del Estado al que se refiere el artículo 31 de este Reglamento.

3. Los titulares de los órganos que se relacionan en los párrafos a), b) c) y d) del apartado 1 de este artículo designarán a los funcionarios y funcionarias habilitados para la emisión de las copias electrónicas auténticas, que se llevará a cabo mediante el correspondiente proceso de digitalización."

1. En términos sencillos Este artículo concreta QUIÉN puede expedir copias auténticas en el ámbito estatal: 4 tipos de órganos (el que emitió el original, el que lo custodia, el que tenga la competencia prevista, o las oficinas de asistencia en materia de registros cuando reciben el documento de un ciudadano). Puede hacerlo un funcionario habilitado o un sistema automatizado.

2. Como en la vida real Es como preguntarte quién puede certificarte una copia de tu partida de nacimiento: no vale cualquier funcionario de cualquier oficina, tiene que ser uno de los habilitados específicamente para eso, bien en el registro de origen, bien en el archivo donde se custodia, bien en la oficina donde tú mismo la presentaste.

3. Lo que debes recordar Son 4 los tipos de órganos competentes para expedir copias auténticas en el ámbito estatal: el emisor del original, el custodio/archivo, el que tenga la competencia prevista, y las oficinas de asistencia en materia de registros (solo sobre lo que el propio interesado presentó allí).

4. ⚠️ Ojo en el examen Las oficinas de asistencia en materia de registros (letra d) SOLO son competentes sobre los documentos que el propio interesado les presentó, no sobre cualquier documento — es un matiz limitado que distingue esta letra de las otras tres, muy propenso a confusión en examen tipo test.

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Artículo 49. Emisión de copias de documentos aportados en papel por el interesado

"Cuando el interesado presente en papel una copia de un documento público administrativo o de un documento privado para incorporarlo a un expediente administrativo, el proceso de digitalización por la Administración Pública generará una copia electrónica que tendrá el mismo valor que la copia presentada en papel."

1. En términos sencillos Si llevas una fotocopia en papel (no el original) para un trámite, la Administración la digitaliza y la copia electrónica resultante vale exactamente lo mismo que esa fotocopia en papel — ni más ni menos.

2. Como en la vida real Es como cuando entregas una simple fotocopia de un recibo en una gestoría y te la escanean para el expediente: el escaneo no "mejora" el valor de esa fotocopia, solo la traslada a formato digital conservando el mismo valor que tenía en papel.

3. Lo que debes recordar La digitalización de una copia simple en papel genera una copia electrónica con el MISMO valor que tenía la copia en papel — la digitalización no convierte una copia simple en una copia auténtica.

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Artículo 50. Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos

"1. Todos los documentos administrativos electrónicos deberán llevar asociadas una de las siguientes modalidades de referencia temporal, de acuerdo con lo que determinen las normas reguladoras de los respectivos procedimientos: a) Marca de tiempo, entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. b) Sello electrónico cualificado de tiempo, entendiendo por tal la asignación por medios electrónicos de una fecha y hora a un documento electrónico con la intervención de un prestador cualificado de servicios de confianza que asegure la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento. Los sellos electrónicos de tiempo no cualificados serán asimilables a todos los efectos a las marcas de tiempo.

2. La marca de tiempo será utilizada en todos aquellos casos en los que las normas reguladoras no establezcan la utilización de un sello electrónico cualificado de tiempo."

1. En términos sencillos Todo documento electrónico administrativo tiene que llevar una fecha/hora "oficial" asociada, y hay dos formas de ponerla: una marca de tiempo simple, o un sello electrónico cualificado de tiempo (más fuerte, con un prestador externo de confianza que lo certifica).

2. Como en la vida real Es como el matasellos de Correos: un sello simple certifica una fecha, pero un sello "certificado" por una entidad de confianza (como un notario) da más garantías de que esa fecha no se ha manipulado.

3. Lo que debes recordar Hay dos modalidades de referencia temporal: la marca de tiempo (la opción por defecto) y el sello electrónico cualificado de tiempo (más fuerte, solo cuando la norma reguladora lo exija expresamente).

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Artículo 51. Configuración del expediente administrativo electrónico

"1. El foliado de los expedientes administrativos electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico autenticado que garantizará la integridad del expediente y permitirá su recuperación siempre que sea preciso.

2. Un mismo documento electrónico podrá formar parte de distintos expedientes administrativos.

3. El índice electrónico autenticado será firmado por el titular del órgano que conforme el expediente para su tramitación o bien podrá ser sellado electrónicamente en el caso de expedientes electrónicos que se formen de manera automática, a través de un sistema que garantice su integridad."

1. En términos sencillos Un expediente electrónico no se "folia" (numera página a página) como uno en papel — en su lugar, lleva un índice electrónico autenticado que garantiza que nada se ha alterado. Un mismo documento puede estar, a la vez, en varios expedientes distintos.

2. Como en la vida real Es como el índice de un libro con un sello de garantía: en vez de numerar cada página a mano, hay una lista oficial y verificada de qué contiene el expediente, firmada por el responsable (o sellada automáticamente si el expediente se genera de forma automática).

3. Lo que debes recordar El "foliado" del expediente electrónico es, en realidad, un índice electrónico autenticado — firmado por el titular del órgano, o sellado automáticamente en expedientes generados de forma automática — y un mismo documento puede pertenecer a varios expedientes a la vez.

4. ⚠️ Ojo en el examen No confundir "foliar" en sentido tradicional (numerar páginas físicas) con el "foliado electrónico" de este artículo, que en realidad es un índice autenticado — es un matiz terminológico que suele usarse para confundir en preguntas tipo test.

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Artículo 52. Ejercicio del derecho de acceso al expediente electrónico y obtención de copias de los documentos electrónicos

"De acuerdo con lo previsto en el artículo 53.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, el derecho de acceso de las personas interesadas que se relacionen electrónicamente con las Administraciones Públicas al expediente electrónico y, en su caso, a la obtención de copia total o parcial del mismo, se entenderá satisfecho mediante la puesta a disposición de dicho expediente en el Punto de Acceso General electrónico de la Administración competente o en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda."

1. En términos sencillos Si tienes derecho a consultar tu expediente y pedir copia de él, ese derecho queda cumplido simplemente con que la Administración lo ponga a tu disposición en su sede electrónica o en el Punto de Acceso General — no hace falta que te lo entreguen de otra forma.

2. Como en la vida real Es como cuando un banco te dice "ya puedes consultar tu extracto en la app" en vez de mandártelo impreso: el derecho a consultarlo queda satisfecho con que esté disponible online, accesible cuando tú quieras entrar.

3. Lo que debes recordar El derecho de acceso al expediente electrónico se considera cumplido con ponerlo a disposición del interesado en la sede electrónica o el Punto de Acceso General — no exige un envío activo adicional.

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Artículo 53. Tiempo de conservación y destrucción de documentos

"1. Los documentos presentados por el interesado en soporte papel que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez digitalizados serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos, independientemente del procedimiento administrativo al que se incorporen o de la Administración Pública a que vayan dirigidos, salvo que reglamentariamente la Administración correspondiente establezca un plazo mayor.

2. Los documentos presentados por el interesado en formato electrónico dentro de un dispositivo, que por cualquier circunstancia no le puedan ser devueltos en el momento de su presentación, una vez incorporados al expediente serán conservados a su disposición durante seis meses para que pueda recogerlos (...).

3. Transcurrido el plazo previsto en los apartados anteriores, la destrucción de los documentos se realizará de acuerdo con las competencias del Ministerio de Cultura y Deporte o del órgano competente de la comunidad autónoma, y siempre que no se trate de documentos con valor histórico, artístico u otro relevante (...)."

1. En términos sencillos Cuando presentas un documento en papel (o en un dispositivo electrónico) y no te lo pueden devolver en el momento, lo digitalizan/incorporan y te lo guardan 6 meses por si quieres recogerlo. Pasado ese plazo, se destruye siguiendo criterios de patrimonio histórico — salvo que tenga valor histórico o artístico, en cuyo caso no se destruye.

2. Como en la vida real Es como cuando entregas un objeto perdido en una oficina de objetos perdidos: te lo guardan un tiempo razonable (6 meses) por si vas a reclamarlo, y si nadie lo recoge y no tiene valor especial, se deshacen de él siguiendo un procedimiento reglado.

3. Lo que debes recordar El plazo general de conservación de documentos en papel o dispositivo no devueltos es de 6 meses, tanto para el soporte papel como para el soporte electrónico en dispositivo — pasado ese plazo, se destruyen salvo que tengan valor histórico o artístico relevante.

4. ⚠️ Ojo en el examen El plazo de 6 meses es el mismo tanto para documentos en papel (apartado 1) como para los presentados en dispositivo electrónico (apartado 2) — es fácil que el examen intente sugerir que son plazos distintos cuando en realidad son idénticos.

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