1 · De qué va este subtema

Si en el subtema anterior aprendiste a escribir y dar formato al texto, aquí aprendes a montar el documento completo: preparar la página, repartirla en secciones, ponerle encabezados y numeración, insertar tablas e imágenes, generar índices, revisarlo con otras personas y repartir el mismo escrito a muchos destinatarios. Las preguntas de examen son casi siempre de localización («¿en qué pestaña está…?») o de función («¿para qué sirve…?»), con algún atajo suelto. Entender la lógica de cada pestaña vale más que memorizar botones.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: Disposición = página; Insertar = elementos nuevos (tablas, imágenes, encabezados, número de página); Referencias = tabla de contenido, notas, citas, índice; Revisar = ortografía, comentarios y control de cambios; Correspondencia = combinar documento principal + lista de destinatarios.

2 · Diseño de página: márgenes, orientación y tamaño

Ficha de referencia. La configuración de la página se hace en la pestaña Disposición (en versiones anteriores, Diseño de página), grupo Configurar página: márgenes (Normal, Estrecho, Moderado, Ancho, Espejo o personalizados), orientación (Vertical u Horizontal) y tamaño del papel (A4, A3, Carta, Ejecutivo…). Todo ello también puede ajustarse en el cuadro de diálogo Configurar página. Los cambios afectan a todo el documento o solo a la sección activa.

1. En términos sencillos
Antes de escribir (o al terminar) conviene decidir cómo será la hoja. En Disposición > Configurar página eliges los márgenes (el espacio en blanco alrededor del texto), la orientación (vertical, la normal para cartas, u horizontal, útil para tablas anchas) y el tamaño del papel. En España se usa sobre todo el A4 (21 × 29,7 cm); el A3 es el doble de grande que el A4; Carta es el formato habitual en Estados Unidos y Ejecutivo es más pequeño que el A4 y que Carta. En los márgenes existe además el margen interno (de encuadernación), un espacio extra para coser o encuadernar, y la opción de márgenes Espejo para imprimir a doble cara. En la misma pestaña están los grupos Párrafo (sangría y espaciado) y Organizar (posición de objetos, ajuste del texto y alineación). Recuerda que en Word 365 la pestaña Diseño es otra: contiene temas, colores, fuentes y efectos del documento, además del fondo de página (marca de agua, color de página y bordes de página).

2. Como en la vida real
Es como preparar un lienzo antes de pintar: eliges el tamaño del cuadro, si lo pones apaisado o de pie, y cuánto marco blanco dejas alrededor para que la obra «respire». Si luego decides cambiar el lienzo, todo lo pintado se recoloca de otra manera.

3. Lo que debes recordar
Disposición = márgenes, orientación y tamaño; Diseño = temas y fondo de página.

4. ⚠️ Ojo en el examen
En Word 365 conviene no confundir Disposición (configurar la página) con Diseño (temas y fondo). En tamaños, ordena de mayor a menor: A3 > A4 > Carta > Ejecutivo (más pequeño). Las preguntas antiguas llaman a la pestaña «Diseño de página»; hoy el nombre es Disposición.

3 · Columnas, saltos y secciones

Ficha de referencia. Las columnas reparten el texto en varias franjas verticales (una, dos, tres, izquierda, derecha o personalizadas, con línea entre columnas opcional). Los saltos obligan a que el contenido continúe en otro lugar: salto de página (Ctrl+Intro), de columna y de ajuste de texto. Los saltos de sección (página siguiente, continuo, página par, página impar) dividen el documento en partes independientes con su propio formato de página.

1. En términos sencillos
En Disposición > Columnas eliges el número de columnas (el texto fluye de una a otra como en un periódico) y, en Más columnas, el ancho, el espacio entre ellas y la línea entre columnas. En Disposición > Saltos encuentras los saltos de página (también con Ctrl+Intro), el salto de columna y los saltos de sección. Un salto de sección crea una «mini-documento» con su propia configuración. Hay cuatro tipos: Página siguiente (la nueva sección empieza en una página nueva), Continua (empieza en la misma página, útil para pasar de una a dos columnas), Página par y Página impar. Se usan secciones para tener una página horizontal dentro de un documento vertical, numeración distinta en la portada y el resto, o encabezados diferentes por capítulos. Con Mostrar todo verás los saltos como líneas con su nombre. Para borrar un salto basta con seleccionarlo y pulsar Supr.

2. Como en la vida real
Un documento por secciones es como un libro con varios cuadernillos: cada cuadernillo puede tener su papel, su color de tapa y su numeración, aunque todos se encuadernen juntos. Un salto de página, en cambio, es simplemente pasar a la hoja siguiente del mismo cuaderno.

3. Lo que debes recordar
Salto de página = hoja nueva; salto de sección = parte nueva con su propia configuración.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundas salto de página (Ctrl+Intro) con salto de sección, ni con el salto de línea (Mayús+Intro). La sección «Continua» no cambia de página; «Página siguiente» sí.

4 · Encabezados, pies de página y numeración

Ficha de referencia. El encabezado es una zona en el margen superior de la página y el pie en el inferior; contienen texto que se repite en todas las páginas (título, fecha, autor, número de página). Se insertan desde Insertar > Encabezado y pie de página, o haciendo doble clic en esa zona. Opciones: primera página diferente, páginas pares e impares diferentes, y vincular al anterior en documentos con secciones. El número de página se inserta desde Insertar > Número de página.

1. En términos sencillos
En la pestaña Insertar, grupo Encabezado y pie de página, hay tres botones: Encabezado, Pie de página y Número de página (arriba, abajo, en los márgenes o en la posición actual del cursor). Al editarlos aparece una pestaña contextual con campos como fecha y hora, número de página y número de páginas, y casillas muy preguntadas: Primera página diferente (para que la portada no lleve número o encabezado) y Páginas pares e impares diferentes. En un documento con varias secciones, Vincular al anterior decide si una sección hereda el encabezado de la anterior o tiene el suyo propio. También en Insertar están la Portada, la Página en blanco y el Salto de página. Para salir del encabezado se pulsa Cerrar encabezado y pie de página o se hace doble clic en el cuerpo del documento.

2. Como en la vida real
El encabezado y el pie son como el membrete y la firma al pie de una carta de empresa: lo que va siempre arriba y abajo de cada hoja, sin tener que escribirlo cada vez. Si un día quieres que la portada no lleve membrete, solo marcas «primera hoja diferente».

3. Lo que debes recordar
Encabezado y pie: Insertar; texto repetido en cada página; doble clic para editarlos.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La portada sin número se consigue con Primera página diferente, y un encabezado distinto en cada capítulo exige secciones y desactivar Vincular al anterior.

5 · Tablas

Ficha de referencia. Una tabla organiza datos en filas y columnas. Se crea desde Insertar > Tabla (cuadrícula, Insertar tabla, Dibujar tabla, Convertir texto en tabla, Hoja de cálculo de Excel, Tablas rápidas). Al seleccionarla aparecen pestañas contextuales para el diseño (estilos, bordes, sombreado) y la disposición (insertar y eliminar filas y columnas, combinar y dividir celdas, autoajustar, alineación, ordenar, fórmulas, repetir filas de encabezado).

1. En términos sencillos
Para crear una tabla: Insertar > Tabla y arrastras sobre la cuadrícula para elegir filas y columnas, o usas Insertar tabla para escribir las cifras, Dibujar tabla para trazarla con el lápiz o Convertir texto en tabla para transformar texto separado por tabuladores, comas o párrafos. Ya creada, desde las pestañas contextuales de la tabla puedes insertar o eliminar filas y columnas, combinar celdas (varias en una) o dividirlas, dividir la tabla, autoajustar el ancho, alinear el texto dentro de las celdas, cambiar su dirección, ordenar los datos, hacer cálculos sencillos con Fórmula, repetir las filas de encabezado en cada página y aplicar estilos de tabla, bordes y sombreado. Al pulsar Tab en la última celda se añade una fila nueva. La opción de seleccionar una tabla entera está en las herramientas de la tabla, no en el menú Seleccionar de Inicio. Una tabla también sirve para maquetar: por ejemplo, para colocar una imagen junto a un texto.

2. Como en la vida real
Una tabla es como la parrilla de un horario escolar: cada fila es una hora, cada columna un día, y en cada casilla va una asignatura. Combinar celdas es como cuando una clase doble ocupa dos casillas seguidas en lugar de una.

3. Lo que debes recordar
Tabla: Insertar; luego se gestiona con sus pestañas contextuales; Tab en la última celda crea una fila.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Si se pregunta cómo unir varias celdas en una, es Combinar celdas; Dividir celdas hace lo contrario. Convertir texto en tabla se hace desde Insertar > Tabla, y Convertir en texto desde las herramientas de la tabla.

6 · Imágenes, formas, recortes de pantalla y marca de agua

Ficha de referencia. El grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar contiene Imágenes, Formas, Iconos, Modelos 3D, SmartArt, Gráfico y Captura o Recorte de pantalla. Al seleccionar una imagen aparece la pestaña contextual Formato de imagen (quitar fondo, correcciones, color, efectos artísticos, estilos, ajuste de texto, recorte y tamaño). El panel Formato de imagen incluye pestañas como Relleno y línea, Efectos, Diseño y propiedades e Imagen. La marca de agua, el color de página y los bordes de página están en la pestaña Diseño.

1. En términos sencillos
En Insertar > Ilustraciones hay de todo: Imágenes (de este dispositivo, de archivo o en línea), Formas, Iconos, SmartArt (diagramas), Gráfico y Captura de pantalla, que permite tomar una instantánea rápida de una ventana abierta o de una parte de la pantalla («Recorte de pantalla») y añadirla al documento. Una imagen seleccionada ofrece Ajuste de texto: En línea con el texto (la imagen se comporta como un carácter) o flotante (Cuadrado, Estrecho, Transparente, Arriba y abajo, Detrás del texto, Delante del texto). Con clic derecho > Formato de imagen se abre un panel con las pestañas Relleno y línea, Efectos, Diseño y propiedades e Imagen. Para accesibilidad se añade texto alternativo, que describe la imagen a quien no puede verla. Los cuadros de texto y el WordArt se insertan desde el grupo Texto. Y en la pestaña Diseño encontrarás, en Fondo de página, la marca de agua (por ejemplo, «Confidencial»), el color de página y los bordes.

2. Como en la vida real
Insertar una imagen es como pegar una foto en un álbum: puedes dejarla como una letra más dentro de la línea o colocarla suelta, con el texto rodeándola, o incluso por detrás, como el sello de «borrador» que algunas oficinas ponen en el papel. El texto alternativo es la nota al pie de la foto para quien no puede verla.

3. Lo que debes recordar
Ilustraciones: Insertar; Formato de imagen: pestaña contextual y panel; marca de agua: Diseño.

4. ⚠️ Ojo en el examen
El recorte de pantalla permite capturar parte de la pantalla; no confundir con insertar un gráfico, un vínculo o marcar una entrada. La marca de agua estaba en «Diseño de página» en versiones antiguas y en Word 365 está en la pestaña Diseño.

7 · Referencias: tabla de contenido, notas, citas, títulos e índice

Ficha de referencia. La pestaña Referencias reúne: Tabla de contenido (lista de títulos con su página, generada a partir de los estilos de título), Notas al pie y notas al final, Citas y bibliografía, Títulos (leyendas de tablas e ilustraciones, tabla de ilustraciones y referencias cruzadas) e Índice (palabras clave con las páginas donde aparecen). El Marcador y el Hipervínculo se insertan desde Insertar > Vínculos.

1. En términos sencillos
La tabla de contenido se crea en Referencias > Tabla de contenido y se basa en los estilos de título (Título 1, Título 2…); si cambias el documento, la actualizas con Actualizar tabla. Las notas al pie salen en la parte inferior de la misma página y las notas al final al término del documento o de la sección. En Citas y bibliografía se insertan citas de fuentes y se genera la bibliografía. En el grupo Títulos se insertan los títulos o leyendas («Tabla 1», «Ilustración 2»), se crea la tabla de ilustraciones y la referencia cruzada, que remite a otra parte del mismo documento: puede apuntar a títulos, tablas, ilustraciones, notas, marcadores y otros elementos. El índice es distinto de la tabla de contenido: lista alfabéticamente palabras clave y las páginas en que aparecen; se preparan con Marcar entrada y se crean con Insertar índice. Un marcador (Insertar > Vínculos) señala un lugar del documento para poder saltar a él.

2. Como en la vida real
La tabla de contenido es el índice general de un libro, que dice «Capítulo 2, página 14». El índice analítico del final es otra cosa: es la lista alfabética de palabras importantes, con todas las páginas donde salen. Las notas al pie son las aclaraciones pequeñas que el autor deja abajo en la misma página.

3. Lo que debes recordar
Tabla de contenido = títulos y páginas (con estilos de título); índice = palabras clave y páginas.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La opción para mostrar palabras clave y las páginas donde aparecen es Insertar índice (no Insertar nota al final ni Elementos rápidos). La referencia cruzada sirve para textos, tablas, ilustraciones y más elementos del documento, no solo uno de ellos.

8 · Revisión: ortografía, traducción, comentarios y control de cambios

Ficha de referencia. La pestaña Revisar reúne: Ortografía y gramática (F7), Sinónimos (Mayús+F7), Contar palabras, Leer en voz alta, Traducir, Comentarios (Nuevo comentario), Control de cambios (Seguimiento), Aceptar y Rechazar cambios, Comparar y Proteger. El control de cambios registra qué se ha modificado y quién lo ha hecho, y permite aceptar o rechazar cada cambio. El grupo Editor, en Inicio, ayuda con ortografía, gramática y estilo.

1. En términos sencillos
Con F7 (o Revisar > Ortografía y gramática) Word revisa errores; con Mayús+F7 abre el tesauro de sinónimos. Contar palabras muestra las estadísticas del documento: páginas, palabras, caracteres (con y sin espacios), párrafos y líneas. Traducir está en Revisar y Leer en voz alta, una característica disponible desde Word 2019, lee el texto en voz alta. Para trabajar con otras personas: Nuevo comentario (en Revisar, y también en Insertar) añade una nota al margen sin cambiar el texto. El Control de cambios (Seguimiento) hace que cada inserción, borrado o formato quede marcado y atribuido a su autor; después se pueden aceptar o rechazar uno a uno o todos a la vez, ver el resultado con distintos modos de visualización (Todas las revisiones, Revisiones simples, Sin marcas, Original) y consultar el Panel de revisiones. Comparar muestra las diferencias entre dos versiones y Proteger restringe la edición.

2. Como en la vida real
El control de cambios es como corregir un examen con bolígrafo rojo y verde sobre una copia: ves qué se tachó, qué se añadió y quién lo hizo, y al final el responsable decide qué correcciones acepta y cuáles descarta. Un comentario es el post-it pegado en el margen: opina, pero no toca el texto.

3. Lo que debes recordar
Revisar = ortografía (F7), sinónimos (Mayús+F7), comentarios y control de cambios con aceptar o rechazar.

4. ⚠️ Ojo en el examen
El recuento de Contar palabras incluye páginas, palabras, caracteres con y sin espacios, párrafos y líneas; no hay «fórmulas» ni «caracteres especiales». Traducir está en Revisar, no en Ayuda, Referencias ni Correspondencia. Y Leer en voz alta es una función de Word 2019/365, no el Grabador de vídeo, el Monitor de batería ni la Línea de comandos.

9 · Combinar correspondencia

Ficha de referencia. La combinación de correspondencia genera muchos documentos personalizados (cartas, sobres, etiquetas o correos) a partir de un documento principal y un origen de datos con la lista de destinatarios (hoja de Excel, base de Access, contactos de Outlook, archivo de texto…). Se usa la pestaña Correspondencia: Iniciar combinación de correspondencia, Seleccionar destinatarios, Editar lista, Insertar campo combinado (o Bloque de direcciones y Línea de saludo), Vista previa de resultados y Finalizar y combinar.

1. En términos sencillos
Imagina que debes enviar la misma carta a 300 personas, cada una con su nombre y dirección. En vez de escribir 300 cartas, creas una carta (el documento principal) con huecos y una lista con los datos (el origen de datos: Excel, Access, contactos de Outlook, texto…). En Correspondencia sigues el orden: 1) Iniciar combinación de correspondencia y elegir el tipo (Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas, Directorio); 2) Seleccionar destinatarios (escribir una lista nueva, usar una existente o elegir de los contactos de Outlook) y, si hace falta, Editar lista; 3) Insertar campo combinado (por ejemplo, «Nombre»; también Bloque de direcciones y Línea de saludo); 4) Vista previa de resultados para ver cómo queda cada una; 5) Finalizar y combinar: Editar documentos individuales (crea un documento con todas las cartas), Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico. También existe un asistente paso a paso.

2. Como en la vida real
Es como la invitación de boda impresa con un hueco para el nombre de cada invitado: la plantilla es la misma para todos, y vas rellenando el nombre desde la lista de invitados. Así no escribes 200 invitaciones distintas, solo una plantilla y una lista.

3. Lo que debes recordar
Combinar = documento principal + origen de datos + campos combinados; se termina con Finalizar y combinar.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Los datos no se escriben en el documento principal: están en el origen de datos, y el documento solo lleva campos (por ejemplo «Nombre»). La pestaña es Correspondencia, no Referencias.

10 · Imprimir, exportar a PDF y guardar

Ficha de referencia. La impresión se gestiona en Archivo > Imprimir (o con Ctrl+P): muestra a la derecha la vista previa y a la izquierda las opciones: impresora, número de copias, qué páginas imprimir (todas, la selección, la página actual o un intervalo), una cara o doble cara, intercalado, orientación, tamaño de papel, márgenes y páginas por hoja. Para obtener un PDF se usa Archivo > Exportar (Crear documento PDF/XPS) o Guardar como con tipo PDF. Las opciones generales de Word, incluidas las de impresión, están en Archivo > Opciones.

1. En términos sencillos
Antes de imprimir, mira la vista previa en Archivo > Imprimir: allí eliges la impresora, las copias y qué imprimir: todo el documento, solo lo seleccionado, la página actual o un intervalo concreto de páginas. También puedes imprimir por una cara o a doble cara, intercalar las copias, cambiar orientación, tamaño y márgenes sin salir de esa pantalla, e imprimir varias páginas por hoja. Para enviar un documento sin que se pueda alterar su aspecto, guárdalo como PDF: Archivo > Exportar (Crear documento PDF/XPS) o Guardar como eligiendo PDF. En Archivo > Opciones las opciones se agrupan por categorías (General, Mostrar, Revisión, Guardar, Idioma, Accesibilidad, Avanzadas, Personalizar cinta…); las opciones de impresión figuran en la categoría Mostrar. Word guarda además información de autorrecuperación para ayudar a recuperar trabajo no guardado tras un cierre inesperado.

2. Como en la vida real
Imprimir con vista previa es como mirarse en el espejo antes de salir de casa: compruebas cómo queda todo antes de que sea definitivo. Y el PDF es como plastificar el documento: ya no se desmonta ni cambia de aspecto según el ordenador donde se abra.

3. Lo que debes recordar
Imprimir: Archivo > Imprimir con vista previa; PDF: Exportar o Guardar como; opciones: Archivo > Opciones.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Para imprimir solo una parte, se elige en Imprimir la opción Imprimir selección (o página actual / intervalo). El PDF se obtiene sin programas adicionales, mediante Exportar o Guardar como.