1 · De qué va este subtema

Word es de lo más preguntado de todo el Bloque VI, y las preguntas suelen ser muy de «dónde está cada cosa»: en qué pestaña, qué hace un botón, qué atajo abre qué ventana. La buena noticia es que no hace falta memorizar la cinta entera: basta con entender la lógica de cada pestaña y tener claros unos pocos atajos y matices. Este subtema cubre la ventana de Word, el menú Archivo, las vistas, la edición y el formato de texto. El diseño de página, las tablas, las referencias, la revisión y la combinación de correspondencia están en el subtema siguiente.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: la cinta agrupa los comandos por pestañas; la barra de acceso rápido guarda tus favoritos; la barra de estado informa del documento; Archivo es la vista Backstage; Intro = párrafo nuevo y Mayús+Intro = salto de línea; los estilos sirven para dar formato y para generar índices.

2 · La ventana de Word: cinta, barra de acceso rápido y barra de estado

Ficha de referencia. La cinta de opciones es la franja superior que reúne los comandos de Word en pestañas (Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista, Ayuda…) y estas, a su vez, en grupos (Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos, Edición…). La barra de herramientas de acceso rápido está sobre o bajo la cinta y contiene comandos personalizables. La barra de estado, en la parte inferior, muestra información del documento y los controles de vista y zoom. Algunas pestañas, como Formato de imagen o Diseño de tabla, son contextuales: solo aparecen al seleccionar el objeto correspondiente.

1. En términos sencillos
La ventana de Word tiene tres zonas que conviene no confundir. La cinta de opciones es el gran panel de pestañas donde está todo lo que Word sabe hacer. La barra de herramientas de acceso rápido es una tira pequeña con los botones que tú eliges para tenerlos siempre a mano (por defecto, Guardar, Deshacer y Rehacer). La barra de estado, abajo del todo, te cuenta cosas del documento: página actual, número de palabras, idioma, y te deja cambiar la vista y el zoom. Si mantienes pulsada la tecla Alt, la cinta muestra sobre cada pestaña y comando la letra o número que hay que pulsar para usarlo desde el teclado. Con Ctrl+F1 se contrae o se muestra la cinta, y con la pequeña flecha de la esquina de un grupo (el iniciador de cuadro de diálogo) se abre el cuadro con todas las opciones de ese grupo. La pestaña Programador (macros y formularios) no se ve por defecto: se activa en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

2. Como en la vida real
Piensa en la cocina de un restaurante. La despensa entera, con todos los ingredientes ordenados por estantes, es la cinta; el cajón junto a los fogones, con la sal, el aceite y la espátula que usas en cada plato, es la barra de acceso rápido; y la pizarra de la pared, que anota cuántos platos van y a qué hora, es la barra de estado.

3. Lo que debes recordar
Cinta = todo ordenado por pestañas; acceso rápido = tus favoritos; estado = datos del documento.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Pregunta clásica: «¿dónde se ve el número de página o el idioma?» es la barra de estado (no la cinta ni el panel de navegación). «¿Función principal de la barra de acceso rápido?» es acceder rápido a comandos frecuentes; agrupar y organizar todas las funciones es la cinta. Y mantener Alt pulsada muestra las teclas de acceso de la cinta: no abre Guardar como, ni revisa la ortografía ni cambia al modo de lectura. Las opciones «Ver macros» y «Grabar macro» están, además de en Programador, en la pestaña Vista.

3 · La pestaña Archivo (vista Backstage), tipos de documento y guardado

Ficha de referencia. Archivo no contiene herramientas de edición del contenido, sino acciones sobre el documento y sobre la aplicación: Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Se denomina vista Backstage porque cubre la ventana con un menú vertical. En Información se encuentran Proteger documento y Comprobar si hay problemas. Los formatos principales son .docx (documento), .docm (con macros), .dotx (plantilla) y .dotm (plantilla con macros).

1. En términos sencillos
Al pulsar Archivo el documento desaparece detrás de un menú vertical: es la vista Backstage. Con Guardar grabas los cambios; con Guardar como (atajo F12) eliges otro nombre, otra carpeta u otro formato. En Información tienes Proteger documento (Marcar como final avisa de que el documento es definitivo y lo deja de solo lectura; también cifrar con contraseña, restringir la edición o agregar una firma digital) y Comprobar si hay problemas: Inspeccionar documento busca información personal y propiedades ocultas antes de compartir, Comprobar accesibilidad busca contenido difícil para personas con discapacidad y Comprobar compatibilidad avisa de funciones que no existen en versiones antiguas. En Compartir hay opciones como compartir en línea o enviar por correo, y Presentar en línea permite que otras personas vean el documento en un navegador web. Extensiones: .docx (documento normal), .docm (documento con macros), .dotx (plantilla) y .dotm (plantilla con macros). Un documento nuevo se llama «Documento1» hasta que lo guardas.

2. Como en la vida real
Es como la trastienda de una tienda de ropa: en el mostrador atiendes al cliente (eso es escribir y dar formato), pero en la trastienda se gestionan las cajas, el inventario, las etiquetas de precio y el envío del pedido. Archivo es la trastienda: ahí no se «cose» el texto, se decide qué se hace con el documento entero.

3. Lo que debes recordar
Archivo = Backstage: guardar, proteger, comprobar, compartir, imprimir y configurar.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Distingue Marcar como final (documento definitivo y de solo lectura; no exige contraseña) de cifrar con contraseña (sí pide contraseña) y de la firma digital (garantiza integridad). Y Inspeccionar documento (información personal) no es lo mismo que Comprobar accesibilidad ni Comprobar compatibilidad. En extensiones, la t de dotx es de template (plantilla) y la m indica macros.

4 · Vistas del documento y zoom

Ficha de referencia. Las vistas son formas distintas de mostrar el mismo documento: Modo de lectura (maximiza el espacio de lectura y oculta la cinta de edición), Diseño de impresión (la página tal como se imprimirá, con encabezados, pies, columnas y notas), Diseño web (cómo se vería en un navegador), Esquema (organiza el documento por títulos) y Borrador (texto continuo, sin encabezados ni pies de página). El zoom cambia solo el tamaño de visualización en pantalla, no el del texto real.

1. En términos sencillos
Cambias de vista desde la pestaña Vista o desde los botones de la barra de estado. Diseño de impresión es la vista habitual de trabajo y enseña la página como saldrá en papel. El Modo de lectura está pensado para leer: aprovecha toda la pantalla (en versiones antiguas se llamaba «Lectura de pantalla completa»). Esquema sirve para reorganizar un documento largo moviendo títulos y niveles. Borrador muestra el texto de forma sencilla, sin encabezados, pies de página ni otros elementos de diseño. En la pestaña Vista también están el grupo Zoom (100 %, Una página, Varias páginas, Ancho de página; el porcentaje se puede fijar entre el 10 % y el 500 %), la Regla, las Líneas de cuadrícula, el Panel de navegación, las opciones de ventana (Nueva ventana, Organizar todo, Dividir, Cambiar ventanas) y las Macros. Para ver las marcas de formato (párrafos, espacios, tabulaciones, saltos de página) se usa Mostrar todo (el símbolo ¶), que está en Inicio > Párrafo.

2. Como en la vida real
Es como mirar un edificio: los planos de la obra (esquema) enseñan solo la estructura, la maqueta (diseño de impresión) lo enseña ya terminado, el panel de venta (diseño web) cómo se vería desde fuera, y una fotografía a pantalla completa (modo de lectura) sirve para admirarlo sin distracciones. El edificio es el mismo; cambia desde dónde lo miras.

3. Lo que debes recordar
Cambiar de vista o de zoom no cambia el documento, solo cómo lo ves.

4. ⚠️ Ojo en el examen
El zoom afecta solo a la pantalla: no cambia el tamaño de fuente ni lo que se imprime. Para ver los saltos de página y los espacios como símbolos la opción es Mostrar todo, no la vista Esquema, ni Editor ni Investigador. Y el espacio máximo para leer lo da el Modo de lectura, no Diseño de impresión.

5 · Desplazarse, seleccionar y eliminar texto

Ficha de referencia. Seleccionar es marcar la parte del documento sobre la que se quiere actuar. Con el ratón: doble clic selecciona una palabra, triple clic un párrafo; en el área de selección (el margen izquierdo) un clic marca una línea, doble clic un párrafo y triple clic todo el documento. Con el teclado: Mayús+flechas amplía la selección, Ctrl+Mayús+flechas selecciona palabras, F8 activa el modo de extensión. Ctrl+clic selecciona una frase y Alt+arrastrar una porción rectangular.

1. En términos sencillos
Antes de dar formato, copiar o borrar, hay que decirle a Word sobre qué vas a actuar: eso es seleccionar. Los gestos que más se preguntan: doble clic sobre una palabra la selecciona; triple clic sobre una palabra del párrafo selecciona el párrafo entero. Si usas el margen izquierdo (el área de selección), un clic marca la línea, doble clic el párrafo y triple clic el documento. Para varias partes separadas se mantiene Ctrl mientras se selecciona; para un bloque rectangular, Alt mientras se arrastra. En Inicio > Edición > Seleccionar hay cuatro opciones: Seleccionar todo, Seleccionar objetos, Seleccionar texto con formato similar (sin datos) y Panel de selección; no existe «Seleccionar tabla» en ese menú (esa opción está en la pestaña contextual de la tabla). Para moverte: Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin saltan al principio y al final del documento, y Ctrl+flechas se mueven de palabra en palabra o de párrafo en párrafo. Para borrar, Supr elimina a la derecha, Retroceso a la izquierda, y con Ctrl se borra palabra a palabra. La tecla Insert alterna entre insertar y sobrescribir.

2. Como en la vida real
Es como subrayar un libro con un rotulador antes de estudiarlo: primero marcas lo que te interesa (una palabra, un párrafo, la página entera) y después decides qué hacer con ello: copiarlo en un resumen, resaltarlo en otro color o tacharlo. Sin marcar, no hay con qué trabajar.

3. Lo que debes recordar
Doble clic = palabra; triple clic = párrafo; Ctrl = varias partes; Alt = bloque rectangular.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Confusión típica: en el texto, triple clic es el párrafo; en el margen izquierdo, triple clic es todo el documento. Y la opción «Seleccionar tabla» no aparece en el menú Seleccionar del grupo Edición.

6 · Copiar, cortar, pegar, deshacer y buscar y reemplazar

Ficha de referencia. Copiar (Ctrl+C) duplica la selección en el portapapeles; cortar (Ctrl+X) la mueve; pegar (Ctrl+V) la coloca en el punto de inserción. Ctrl+Z deshace, Ctrl+Y rehace y F4 repite la última acción. Copiar formato (la brocha) transfiere solo el aspecto; Ctrl+Mayús+C y Ctrl+Mayús+V copian y pegan formato. Buscar abre el Panel de navegación y Reemplazar abre el cuadro Buscar y reemplazar.

1. En términos sencillos
El portapapeles es la memoria temporal donde se guarda lo que copias o cortas. Al pegar aparece el botón Opciones de pegado: mantener el formato de origen, combinar formato o mantener solo el texto; en Inicio > Pegar tienes además Pegado especial. La brocha de Copiar formato traslada solo el aspecto (fuente, tamaño, color…) de un texto a otro: un clic sirve para una vez y doble clic para pegarlo varias veces. Para corregir errores, Deshacer (Ctrl+Z, también en la barra de acceso rápido) vuelve atrás, Rehacer (Ctrl+Y) lo recupera y F4 repite la última acción. En el grupo Edición de Inicio están Buscar y Reemplazar: Buscar abre el Panel de navegación, con tres pestañas (Títulos, Páginas y Resultados), y Reemplazar abre el cuadro Buscar y reemplazar; en él se puede buscar por formato, por caracteres especiales (marcas de párrafo, saltos de página…) y reemplazar todo de una vez. En los teclados en español, los atajos habituales son Ctrl+B para Buscar y Ctrl+L para Reemplazar.

2. Como en la vida real
Imagina que reescribes la lista de la compra. Copiar es hacer una fotocopia de un renglón, cortar es recortarlo con tijeras para pegarlo en otro sitio, y deshacer es la goma de borrar que te permite volver al estado anterior. Buscar y reemplazar es pedirle a un amigo: «cada vez que veas “leche entera”, pon “leche desnatada”».

3. Lo que debes recordar
Copiar duplica, cortar mueve, pegar coloca, deshacer vuelve atrás, buscar abre el Panel de navegación.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Al pulsar Buscar en Inicio no sale el cuadro «Buscar y reemplazar», sino el Panel de navegación con tres pestañas: Títulos, Páginas y Resultados. El cuadro con las pestañas Buscar y Reemplazar corresponde a Reemplazar (o a la búsqueda avanzada). Y F4 repite, no deshace.

7 · Formato de fuente (carácter)

Ficha de referencia. El formato de fuente o de carácter afecta a las letras: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, tachado, subíndice, superíndice, color, resaltado y efectos de texto. Se aplica a lo seleccionado desde el grupo Fuente de Inicio, desde la mini barra de herramientas que aparece junto al texto seleccionado o desde el cuadro de diálogo Fuente. Cambiar a mayúsculas y minúsculas alterna entre formatos de capitalización.

1. En términos sencillos
Todo lo que cambia el aspecto de las letras se hace desde el grupo Fuente de la pestaña Inicio: tipo de letra, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, tachado, subíndice (H₂O), superíndice (m²), color de fuente, resaltado y efectos de texto (sombra, contorno, resplandor…). El botón Cambiar a mayúsculas o minúsculas ofrece: tipo oración, minúsculas, MAYÚSCULAS, poner en mayúscula cada palabra y alternar; el atajo Mayús+F3 recorre las opciones minúsculas, Mayúscula Inicial De Cada Palabra y MAYÚSCULAS. El botón Borrar todo el formato deja el texto sin formato. Al seleccionar texto aparece cerca la mini barra de herramientas con los formatos más usados. En el teclado en español, negrita es Ctrl+N, cursiva es Ctrl+K y subrayado es Ctrl+S.

2. Como en la vida real
Es como escribir una carta a mano y decidir cómo luce cada palabra: unas con rotulador grueso para que destaquen (negrita), otras inclinadas con bolígrafo (cursiva), otras con una raya debajo (subrayado) y las importantes con fluorescente amarillo (resaltado). La carta dice lo mismo, pero ahora se lee con jerarquía.

3. Lo que debes recordar
Fuente = cómo se ven las letras; Mayús+F3 = ciclo de mayúsculas y minúsculas.

4. ⚠️ Ojo en el examen
No confundas el sombreado (color de fondo de un párrafo o texto, en el grupo Párrafo) con el efecto de texto sombra de las letras (grupo Fuente). Y recuerda que Mayús+F3 es el atajo de mayúsculas y minúsculas; Mayús+F7 abre los sinónimos.

8 · Formato de párrafo: alineación, saltos, sangrías y tabulaciones

Ficha de referencia. Un párrafo es todo el texto que termina con Intro. El formato de párrafo incluye alineación (izquierda, centrada, derecha, justificada), interlineado, espaciado anterior y posterior, sangrías, tabulaciones, sombreado y bordes. Las sangrías son izquierda, derecha y las especiales de primera línea y francesa. Las tabulaciones (izquierda, centrada, derecha, decimal y barra) alinean texto en posiciones fijas de la regla.

1. En términos sencillos
Pulsar Intro crea un párrafo nuevo; pulsar Mayús+Intro hace solo un salto de línea y el texto sigue siendo el mismo párrafo (y por tanto con el mismo formato). La alineación puede ser a la izquierda, centrada, a la derecha o justificada, que alinea el texto por ambos márgenes. El interlineado es el espacio entre líneas y el espaciado es el que hay antes y después del párrafo. Las sangrías desplazan el párrafo respecto a los márgenes: izquierda y derecha (las normales) y las especiales, de primera línea (solo la primera línea entra) y francesa (todas las líneas entran menos la primera). Se manejan con la regla (los marcadores de la izquierda y de la derecha) o desde el cuadro Párrafo. Las tabulaciones son puntos de parada que se fijan en la regla y a los que se salta con la tecla Tab; los tipos son izquierda, centrada, derecha, decimal y barra. El sombreado (el cubo de pintura del grupo Párrafo) colorea el fondo del texto o párrafo seleccionado, y los bordes dibujan líneas alrededor.

2. Como en la vida real
Un párrafo es como un cajón de la cómoda: cada vez que abres uno nuevo (Intro) tienes un compartimento independiente, con su propia etiqueta. Mayús+Intro es solo cambiar de balda dentro del mismo cajón. Las sangrías son como dejar un margen en la pared al colgar cuadros, y las tabulaciones, las marcas de lápiz que haces antes para que todos queden a la misma altura.

3. Lo que debes recordar
Intro = párrafo nuevo; Mayús+Intro = salto de línea; sangrías: izquierda, derecha, primera línea y francesa.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Los tipos de sangría son izquierda, derecha, de primera línea y francesa; «centrada» y «barra» son otra cosa (alineación y tipo de tabulación). Mayús+Intro no crea salto de sección ni de página (el de página es Ctrl+Intro). Justificado = alineado por derecha e izquierda.

9 · Listas y estilos

Ficha de referencia. Las listas pueden ser con viñetas, numeradas o multinivel, y se crean desde el grupo Párrafo de Inicio. Un estilo es un conjunto de formatos con nombre (Normal, Título 1, Título 2, Título, Subtítulo…) que se aplica de una vez a un texto o párrafo. Los estilos de título son la base para crear la tabla de contenido y el esquema del documento. Se pueden modificar y crear estilos nuevos a partir de los existentes.

1. En términos sencillos
Las listas con viñetas se usan cuando el orden no importa; las numeradas, cuando sí; y la lista multinivel permite niveles (1, 1.1, 1.1.1…). Dentro de una lista, Tab baja un nivel y Mayús+Tab lo sube. Los estilos, en el grupo Estilos de Inicio, son «paquetes» de formato: en vez de poner a mano fuente, tamaño, color y espaciado a cada título, aplicas Título 1 y listo. Tienen dos grandes ventajas: coherencia (todos los títulos iguales) y estructura: Word reconoce los estilos de título para el Panel de navegación, la vista Esquema y la tabla de contenido automática. Si modificas un estilo, cambian todos los textos que lo usan. Puedes crear un estilo nuevo a partir de otro existente, o guardar el formato de un texto como estilo. Aparte, en la pestaña Diseño se eligen conjuntos de estilos y temas (colores, fuentes y efectos) para todo el documento.

2. Como en la vida real
Los estilos son como el uniforme de un equipo deportivo: en lugar de decidir uno por uno el color de la camiseta, los pantalones y el escudo de cada jugador, se define un uniforme y todos lo llevan. Si el club cambia el color, cambia para todo el equipo a la vez, y el árbitro sabe quién es portero porque lleva el suyo distinto.

3. Lo que debes recordar
Estilos = formato prediseñado y estructura del documento; sin Título 1, 2, 3 no hay tabla de contenido automática.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Si te preguntan qué aplicar para dar formato preestablecido y poder después crear una tabla de contenido, la respuesta es Estilos (no tamaño de letra, espaciado ni tipo de fuente por separado). Y un estilo personalizado sí puede crearse a partir de estilos ya existentes.

10 · Insertar símbolos y vínculos, y atajos que más se preguntan

Ficha de referencia. Los caracteres especiales (©, ®, ™, €) se insertan desde Insertar > Símbolo. Un hipervínculo enlaza con una página web, archivo o lugar del documento: se crea desde Insertar > Vínculo o con el atajo Ctrl+Alt+K en Word en español. El diccionario de sinónimos (Mayús+F7) y el atajo Mayús+F3 completan los atajos que más aparecen en los exámenes.

1. En términos sencillos
Para escribir un carácter que no está en el teclado, como el de copyright (©) o el de marca registrada (®), se usa Insertar > Símbolo (no Marcador, ni WordArt, ni Elementos rápidos). Los hipervínculos se crean en Insertar > Vínculo o con Ctrl+Alt+K. El tesauro (diccionario de sinónimos) se abre con Mayús+F7. F12 abre Guardar como. Mayús+F3 cambia entre mayúsculas y minúsculas. F5 abre el cuadro Buscar y reemplazar en su pestaña Ir a. Ctrl+Intro inserta un salto de página. Y Ctrl+Mayús+C / Ctrl+Mayús+V copian y pegan formato. Entre las herramientas de Inicio, el grupo Editor ayuda a revisar ortografía, gramática y estilo.

2. Como en la vida real
Los atajos son como las llaves de la oficina: no hace falta llevar el llavero entero, pero hay cinco que te abren casi todas las puertas del día. Aprenderlas una vez ahorra horas de buscar la cerradura correcta, y en el examen te regalan puntos casi gratuitos.

3. Lo que debes recordar
Símbolo = Insertar; hipervínculo = Ctrl+Alt+K; sinónimos = Mayús+F7; Guardar como = F12; mayúsculas = Mayús+F3.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Cuidado con confundir Mayús+F3 (ciclo de mayúsculas) con Mayús+F1 o Mayús+F2, y Mayús+F7 (sinónimos) con F7 (ortografía y gramática). En Word en español, el hipervínculo es Ctrl+Alt+K porque Ctrl+K ya es cursiva.