1 · De qué va este subtema

El correo de Outlook es un clásico del examen: cada convocatoria suele traer una o dos preguntas, y casi siempre son de ruta o de matiz: dónde se cambia el correo no deseado, cómo se crea una firma, qué devuelve una búsqueda, qué hace una regla o cuándo se puede recuperar un mensaje. No hace falta ser un usuario experto, pero sí haber practicado un poco con el programa y conocer las trampas de cada opción.

Nota de fuentes: este subtema se ha redactado a partir de conocimientos generales de informática y de los exámenes oficiales anteriores del Cuerpo General Administrativo. No se ha podido contrastar en línea con la documentación oficial de Microsoft; los nombres y la ubicación exacta de algunas opciones pueden variar según la versión de Windows u Office y el idioma.

📌 Lo que debes recordar: SMTP envía; POP3 descarga y guarda en tu equipo; IMAP deja en el servidor; CCO oculta destinatarios; recuperar un mensaje exige Exchange y que no esté abierto; las reglas automatizan; archivar no borra; la frase exacta va entre comillas dobles.

2 · Qué es el correo electrónico y cómo funciona

Ficha de referencia. El correo electrónico es un servicio de Internet para intercambiar mensajes de forma asíncrona (el destinatario no tiene que estar conectado en el momento del envío). Cada usuario tiene una dirección con el formato usuario@dominio y un buzón en un servidor. Outlook es un cliente de correo (programa que se conecta al servidor) que además gestiona calendario, contactos y tareas.

1. En términos sencillos
Para escribirte un correo, alguien necesita tu dirección: tu nombre de usuario, la @ y el dominio del proveedor (lo que va a la derecha de la arroba). El mensaje viaja hasta un servidor y allí espera en tu buzón hasta que lo lees. Por eso se llama asíncrono: no hace falta que los dos estén conectados a la vez. Outlook es el programa que usas para leer y gestionar ese buzón, y también tu agenda, contactos y tareas.

2. Como en la vida real
Es como el buzón de un portal: el cartero deja la carta cuando quiere y tú la recoges cuando te viene bien. La dirección es el piso y la letra, y el buzón es el espacio donde la carta espera sin que tú estés delante.

3. Lo que debes recordar
Correo = mensajes asíncronos con dirección usuario@dominio; Outlook es el cliente que los gestiona.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Outlook es mucho más que correo: es un gestor de correo, calendario, contactos y tareas. En el examen no es un procesador de texto, ni una hoja de cálculo ni un motor de bases de datos.

3 · Protocolos de correo: SMTP, POP3 e IMAP

Ficha de referencia. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) es el protocolo para enviar mensajes y transferirlos entre servidores. POP3 (Post Office Protocol) y IMAP (Internet Message Access Protocol) sirven para recibir: POP3 descarga los mensajes del servidor y los almacena en el dispositivo; IMAP los mantiene en el servidor y sincroniza el estado entre dispositivos. El webmail permite acceder al buzón desde un navegador, sin programa instalado.

1. En términos sencillos
Piensa en tres piezas. SMTP es el cartero que reparte (envía). POP3 es ir a correos, recoger las cartas y llevártelas a casa: quedan guardadas en tu dispositivo, así que puedes leerlas sin conexión. IMAP es leer las cartas en la propia oficina de correos: siguen en el servidor, por eso las ves igual desde el móvil, el portátil o el navegador. El webmail (correo web) funciona así y no necesita configurar nada.

2. Como en la vida real
POP3 es sacar un libro de la biblioteca y llevártelo a casa: ya solo está en tu estantería. IMAP es consultar el libro en la sala de lectura: sigue en la biblioteca y lo puede leer cualquiera de tus dispositivos desde donde esté.

3. Lo que debes recordar
SMTP envía; POP3 descarga y guarda en tu equipo; IMAP deja los mensajes en el servidor.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La pregunta real es la principal diferencia entre POP3 e IMAP: la clave es dónde se almacenan los mensajes (POP3 en el dispositivo, IMAP en el servidor), no el número de dispositivos, ni la capacidad de búsqueda. Si dice «todas son correctas», revisa: una de ellas suele ser falsa.

4 · El entorno de Outlook y las carpetas de correo

Ficha de referencia. El correo de Outlook se organiza en carpetas dentro de cada buzón: Bandeja de entrada (mensajes recibidos), Bandeja de salida (mensajes pendientes de salir), Elementos enviados (copia de lo enviado), Borradores (mensajes guardados sin enviar), Elementos eliminados (mensajes borrados que aún se pueden recuperar) y Correo no deseado. Se puede crear carpetas propias y subcarpetas. Un clip en la lista indica que el mensaje tiene archivos adjuntos.

1. En términos sencillos
A la izquierda tienes el panel de carpetas. En la Bandeja de entrada llega lo nuevo. Al pulsar Enviar, el mensaje sale por la Bandeja de salida y se guarda en Elementos enviados. Si lo dejas a medias y lo guardas (o cierras Outlook guardando los cambios), queda en Borradores. Lo que borras va a Elementos eliminados, que funciona como papelera. El clip indica adjuntos y la exclamación roja indica importancia alta. Puedes crear tus propias carpetas para clasificar.

2. Como en la vida real
Es como la mesa de trabajo de una oficina: una bandeja para lo que llega, otra para lo que está a punto de salir, un cajón para lo guardado sin terminar, y una papelera donde todavía puedes rescatar un papel antes de vaciarla.

3. Lo que debes recordar
Escribir sin enviar = Borradores; lo enviado = Elementos enviados; lo borrado = Elementos eliminados.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Si cierras Outlook con un mensaje a medias y guardas los cambios, el mensaje no se pierde ni se envía solo: estará en Borradores. Y la exclamación roja significa importancia alta (atención urgente), no «inseguro» ni «con macros».

5 · Redactar y enviar un mensaje: Para, CC, CCO y adjuntos

Ficha de referencia. Un mensaje nuevo se crea con el botón Nuevo correo o con Ctrl+Mayús+M. Los destinatarios se escriben en Para (destinatario principal), CC (copia visible para todos) y CCO (copia oculta: nadie más ve a quién se ha enviado). Se separan con punto y coma. Además se escribe el asunto, el cuerpo, los archivos adjuntos y la importancia (alta o baja). El campo CCO y el campo De pueden mostrarse desde la pestaña Opciones del mensaje.

1. En términos sencillos
Para es a quien te diriges. CC (con copia) es para quien debe enterarse: todos ven que está en copia. CCO (con copia oculta) también recibe el mensaje, pero los demás no saben que está; solo lo sabe el remitente. Es lo que se usa para enviar a muchos sin mostrar sus direcciones. Se adjunta con el clip (Insertar > Adjuntar archivo) y, antes de enviar, puedes marcar la importancia: exclamación roja si es alta y flecha azul hacia abajo si es baja. Ctrl+Mayús+M crea un mensaje desde cualquier carpeta.

2. Como en la vida real
Imagina que organizas una cena y avisas a un amigo directamente (Para), dejas que el vecino vea la invitación (CC) y, además, avisas por separado a alguien sin que el resto se entere (CCO). Los invitados abiertos saben quién más está; el invitado discreto, no.

3. Lo que debes recordar
Para = destinatario; CC = copia visible; CCO = copia oculta que solo conoce el remitente.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La trampa habitual: CCO no se utiliza para dirigir las respuestas a otra cuenta. Eso se hace con «Dirigir respuestas a», en la pestaña Opciones. Y recuerda que Ctrl+Mayús+M sirve para mensaje nuevo en cualquier carpeta de Outlook.

6 · Responder, firmar, recuperar y respuestas automáticas

Ficha de referencia. Responder es Ctrl+R, Responder a todos es Ctrl+Mayús+R y Reenviar es Ctrl+F. La firma de correo es un texto (datos del remitente) que se añade al final del mensaje: se crea en Mensaje > Incluir > Firma > Firmas y no requiere certificado; la firma digital es otra cosa y sí requiere certificado. Dirigir respuestas a (pestaña Opciones) hace que las respuestas lleguen a otra cuenta. Recuperar un mensaje enviado solo es posible con Exchange y si el destinatario no lo ha abierto. Las respuestas automáticas contestan en tu ausencia.

1. En términos sencillos
Para responder a quien te escribió usa Ctrl+R; para contestar a todos los destinatarios, Ctrl+Mayús+R; para pasárselo a otra persona, Ctrl+F (reenviar). La firma (nombre, cargo, teléfono) se crea en Mensaje > Incluir > Firma > Firmas, botón Nueva y sección Editar firma; no hace falta ningún certificado. Si quieres que te contesten en otra cuenta, usa Opciones > Dirigir respuestas a. Si te equivocas, solo podrás recuperar el mensaje cuando ambos estéis en un servidor Exchange y el destinatario no lo haya abierto. Y si te ausentas, Archivo > Información > Respuestas automáticas contesta por ti.

2. Como en la vida real
Es como la carta que ya has metido en el buzón de la oficina: si el jefe todavía no la ha abierto y el sistema interno lo permite, la sacas y la cambias. Pero si ya la ha leído, no hay vuelta atrás. La respuesta automática es el cartel «estoy de vacaciones» que cuelgas en la puerta mientras no estás.

3. Lo que debes recordar
Recuperar = Exchange + mensaje sin abrir; la firma de texto no necesita certificado; «Dirigir respuestas a» redirige las respuestas.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Dos trampas clásicas: «el único requisito es que no se haya abierto» (falso: también hace falta Exchange en ambos) y «una vez enviado no hay posibilidad alguna» (falso). Y la firma de texto no se confunde con la firma digital ni con insertar una tarjeta de visita desde la Libreta de direcciones.

7 · Organizar el correo: reglas, categorías, seguimiento, archivar y limpiar

Ficha de referencia. Una regla es una acción que Outlook aplica automáticamente a los mensajes que cumplen unas condiciones (por ejemplo, mover a una carpeta, cambiar la importancia o mostrar una alerta). Se gestionan en Inicio > Mover > Reglas. Las categorías son etiquetas de color que se asignan a mensajes y otros elementos; se pueden modificar, eliminar y crear, y llevan método abreviado. El seguimiento (banderas) marca elementos pendientes. Archivar guarda el mensaje sin borrarlo. Limpiar carpeta elimina mensajes redundantes de las conversaciones; Limpieza de buzón ayuda a gestionar su tamaño.

1. En términos sencillos
Una regla trabaja sola: «si el asunto contiene Aviso, ponle importancia alta» o «si es de este remitente, muévelo a su carpeta». Se crea con Nueva regla, que ofrece plantillas (mantenerse organizado, mantenerse actualizado) o una regla en blanco, y puedes lanzarla a mano con Ejecutar reglas ahora. Las categorías de color vienen ya creadas, puedes modificarlas, eliminarlas, crear otras y asignarles un método abreviado, y se aplican a varios elementos seleccionados. Archivar guarda el mensaje para consultarlo más adelante sin borrarlo. Limpiar carpeta quita los mensajes repetidos de las conversaciones y Limpieza de buzón te ayuda a controlar el tamaño del buzón.

2. Como en la vida real
Es como tener un archivador con un ayudante: la regla es el ayudante que clasifica cada papel según lo que pone; las categorías son las pegatinas de colores; archivar es guardar el documento en una carpeta de «ya visto» sin tirarlo; y limpiar es quitar las fotocopias repetidas del mismo expediente.

3. Lo que debes recordar
Regla = automatiza; categoría = etiqueta de color; archivar = guardar sin borrar; limpiar = quitar redundantes.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Para cambiar la importancia de los mensajes con una palabra en el asunto, la herramienta es una regla (no alerta, seguimiento ni tarea). Y Limpiar carpeta no borra mensajes dañados ni busca spam: quita los redundantes de las conversaciones. No la confundas con Limpieza de buzón, que gestiona el tamaño.

8 · Correo no deseado y seguridad básica del correo

Ficha de referencia. El correo no deseado (spam) es el mensaje masivo, normalmente publicitario, que no has pedido. Outlook lo envía a la carpeta Correo no deseado según un nivel de protección configurable en Inicio > Correo no deseado > Opciones de correo no deseado (sin filtrado automático, bajo, alto o solo listas seguras). Se pueden mantener listas de remitentes seguros y bloqueados. El phishing es un correo fraudulento que suplanta a una entidad de confianza para robar datos.

1. En términos sencillos
Outlook filtra el correo no deseado y lo manda a su propia carpeta. Para cambiar el nivel de protección vas a Inicio > Correo no deseado > Opciones de correo no deseado, donde eliges entre sin filtrado, bajo, alto o solo listas seguras y gestionas los remitentes seguros o bloqueados. Contra el spam, lo más eficaz son los filtros. Y con el phishing (correos falsos que imitan a un banco o a un organismo) la defensa es la prudencia: desconfiar de enlaces y adjuntos inesperados y comprobar el remitente.

2. Como en la vida real
Es como el buzón de casa y la publicidad: puedes poner un cartel de «no publicidad» (filtro), decidir qué cartas entran y cuáles van directas a la basura, y no abrir la puerta a un desconocido que dice ser del banco sin comprobar quién es.

3. Lo que debes recordar
Correo no deseado: Inicio > Correo no deseado > Opciones; el mejor freno al spam son los filtros.

4. ⚠️ Ojo en el examen
La ruta exacta es Inicio > Correo no deseado > Opciones de correo no deseado, sin pasar por «Enviar y recibir». Y no confundas spam (publicidad masiva) con phishing (engaño para obtener datos confidenciales).

9 · Búsquedas en Outlook

Ficha de referencia. Outlook busca desde el cuadro de búsqueda situado sobre la lista de mensajes. El ámbito por defecto puede ser la carpeta actual o todo el buzón; con la opción Buzón actual se busca en todas las carpetas del buzón de la cuenta en la que estás. Las frases exactas se escriben entre comillas dobles. Buscar la palabra «proyecto» devuelve esa palabra concreta (no «proyectos» ni «proyector») en remitente, asunto, cuerpo y datos adjuntos. Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que muestra los mensajes que cumplen unos criterios; se crea con Ctrl+Mayús+P.

1. En términos sencillos
Escribe lo que buscas en el cuadro de búsqueda. Si quieres una frase exacta, ponla entre comillas dobles. Si buscas proyecto, Outlook devuelve los mensajes que contienen esa palabra en el remitente, asunto, cuerpo o adjuntos, pero no los que solo tienen proyectos o proyector. Con dos cuentas añadidas, la opción Buzón actual busca en todas las carpetas de la cuenta en la que estás, no en la otra. Una carpeta de búsqueda (Ctrl+Mayús+P) guarda un criterio y muestra siempre los mensajes que lo cumplen. También puedes buscar por campo, por ejemplo en el asunto, y excluir una palabra con el operador NO.

2. Como en la vida real
Es como buscar en una biblioteca: si preguntas por «proyecto», el bibliotecario te trae los libros que contienen esa palabra exacta, no los que hablan de «proyectos» o de «proyectores». Si pides una cita literal, tienes que dársela entera y entre comillas. Y la carpeta de búsqueda es un estante virtual que se rellena solo con los libros que cumplen tu criterio.

3. Lo que debes recordar
Frase exacta = comillas dobles; «proyecto» no incluye «proyectos»; Buzón actual = todas las carpetas de esa cuenta.

4. ⚠️ Ojo en el examen
Cuidado con las opciones que dicen que se devuelven «proyectos, proyector, etc.» o que no se mira en los adjuntos: la clave oficial incluye remitente, asunto, cuerpo y adjuntos y solo la palabra exacta. Y el ámbito «Buzón actual» no mezcla las dos cuentas ni se limita a la carpeta en la que estás.